Avisierung: Mit Softwarelösungen Kosten senken

Stefan Seufert
Endkundin schaut auf Uhr, weil Lieferung nicht automatisch avisiert wurde und zu spät kommt.

„Endlich erreiche ich Sie.“ Ein teurer Satz, wenn er bei der Avisierung an einen Privatempfänger im Telefonat übers Festnetz fällt. Denn er steht für hohen Zeitaufwand, eine nicht geplante Zwischenlagerung und damit außergewöhnlich hohe Kosten. Und er zeigt, warum das B2C-Geschäft, also die Zustellung an private Endkunden, in vielen Speditionen so unbeliebt ist: weil es (schlechte) Prozesse stört. Denn weder für die Speditionsmitarbeiter noch für den Empfänger ist es zufriedenstellend, wenn die Zustellung erst mit langer Verzögerung gelingt. Ein Szenario, das in die vordigitale Zeit der Logistik fällt. Mittlerweile übernehmen automatische Avisierungslösungen die Aufgabe, Zustelltermine zu koordinieren. Wenn sie richtig konfiguriert sind, gelingt das so schnell, dass Sendungen direkt am Eingangstag im Empfangsbetrieb zugestellt werden können.


Einen schnellen Kundenservice bieten, Mitarbeiter entlasten, die Transportorganisation beschleunigen und nicht nur durch Zeitersparnis Kosten senken: Moderne Software aus der Cloud für automatisch Avise bietet Speditionen Vorteile, die ihre Geschäftsprozesse in vielen Bereichen straffen. Denn sie ermöglichen den Unternehmen:

  • ein automatisches Lieferavis direkt nach Auftragseingang
  • vollautomatische telefonische Avisierung
  • einen unterbrechungsfreien Transport
  • kostenlose Terminabstimmung
  • den Verkauf von Zusatzleistungen
  • vollständig digitale Auftragssteuerung

Am meisten profitieren Empfänger vom automatischen Avis in der Logistik. Während sie in der Vergangenheit auf den Anruf der Spedition warten mussten, erleben sie nun schnellen und komfortablen Service: Sie können sich ein Zeitfenster für die Anlieferung ihrer Güter aussuchen, ihre Sendung über ein komfortables Portal im Internet verfolgen und müssen am Wunschtermin nicht mehr von sechs Uhr morgens bis Feierabend auf die Zustellung warten. Das verbessert die Organisation und erschließt allen Beteiligten Einsparpotenziale.


Wie Avisierung schnell und kostengünstig gelingt

Speditionen legen drauf, wenn sie jede Stückgut-Sendung beim Empfänger telefonisch avisieren. Denn dann müssen die Packstücke vor der Terminvereinbarung am Wareneingang im Empfangsbetrieb ankommen und mindestens einen Tag zwischengelagert werden. Das unterbricht den Transportverlauf, blockiert Umschlagfläche im Lager und viel Zeit der kaufmännischen Mitarbeiter. Wenn sie eine Software einsetzen und den Prozess automatisieren, sparen sie viel Zeit und Geld. Weil die Avisierung direkt nach Auftragseingang per E-Mail, SMS oder Sprachcomputer erfolgt, kann der Empfangsbetrieb die Sendung bereits am Eingangstag zustellen. Durch die Vorinformation hat der Empfänger genügend Zeit, seinen Wunschtermin auszuwählen – ohne dass ein Mitarbeiter des Dienstleisters eingreifen muss.


Kosten senken: ein Rechenexempel

Wie viel effizienter funktioniert denn eine automatische im Vergleich zu einer herkömmlichen Avisierung? Wenn wir annehmen, dass ein manuelles Avis rund zwei Minuten Zeit eines kaufmännischen Mitarbeiters beansprucht, kann eine Spedition oder ein Netzwerk mit monatlich 10.000 zu avisierenden Sendungen bereits eine Einsparung von rund vier Vollzeitäquivalenten erzielen. Anders gesagt, können vier Mitarbeiter dringenderen Aufgaben nachgehen. Der Einsatz von Sprachcomputern für die Avisierung ermöglicht es inzwischen, die Quote automatischer Avise auf nahezu 100 Prozent zu erhöhen. Denn sie vereinbaren den Wunschtermin auch über Festnetztelefonnummern selbständig. Damit verläuft der Prozess selbst dann unterbrechungsfrei, wenn die Spedition von ihren Auftraggebern weder eine E-Mail-Adresse noch die Mobilfunknummer des Kunden erhalten hat. Die Softwarelösung überwacht selbständig, dass jeder Empfänger ein Zeitfenster für die Zustellung bucht.


Zusätzliche Potenziale durch automatische Avisierung

Insbesondere bei der Zustellung von Avissendungen an Privatempfänger senken Speditionen mit der Software ihre Kosten. Darüber hinaus reichende Potenziale erschließen sie, wenn sie die Lösungen nicht nur zur Wunschterminvereinbarung einsetzen. Über das zugehörige Internetportal haben sie beispielsweise die Möglichkeit, dem Empfänger auch ihre Mehrwertdienste anzubieten: abweichende Termindienste, Anschluss- und Montageleistungen. Ein Ansatzpunkt für zusätzliche Einnahmen. Auch der Sprachcomputer ermöglicht weitere Prozessverbesserungen. Auf Basis von Positionsdaten des Lkw kann er das Fahreravis zur Ankündigung beim Empfänger automatisch durchführen. Damit entlastet die Spedition den Lkw-Fahrer auf Zustelltour von Zusatzaufgaben, die zudem den Prozess verzögern. Darüber hinaus verlieren die Sprachkenntnisse des Fahrers an Bedeutung.

Fazit

Automatische Avisierung ermöglicht besseren Service bei geringeren Kosten

Für Speditionen und ihre Kunden schafft die automatische Avisierung eine Win-Win-Situation: Der Prozess wird schneller, sicherer und günstiger sowie für alle Beteiligten bis hin zum Absender transparent. Empfänger erhalten ihre Waren früher und sie können sich besser über den Verlauf des Transports sowie den aktuellen Status informieren. Zeitfenster in Verbindung mit dem positionsbasierten Fahreravis schaffen zusätzliche Planungssicherheit. Besserer Kundenservice mit geringerem Aufwand – eine Gleichung, die aufgeht.


Stefan Seufert
Stefan Seufert
CTO / Vorstand

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.


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