Als Projekt Manager sorgt er dafür, dass Kundenprojekte strukturiert, effizient und erfolgreich umgesetzt werden.
Christian Stöcklein
Project Management
Avisierung in der Logistik: so profitieren Empfänger, Spedition und Verlader
Pünktlichkeit ist nicht nur eine Tugend: In der Logistik ist sie elementar, weil ein Prozess in den nächsten greift und Verspätungen oder unnötige Wartezeiten oft Kettenreaktionen auslösen. Wenn Kunden – egal, ob im B2B- oder im B2C-Bereich – anrufen und fragen, wo ihre Lieferung bleibt, ist das kein gutes Zeichen. Eine stabile Lieferkette sollte schließlich nicht nur so transparent sein, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Lieferstatus kennen, sondern damit auch die rechtzeitige Avisierung von Lieferungen beinhalten. Keine Sorge, das klingt komplexer, als es ist – eine gute Avisierungssoftware ist der Schlüssel!
Was bedeutet „Avisierung“?
Hinter dem Begriff „Avisierung“ – kurz: „Avis“ – steckt die Ankündigung einer bevorstehenden Anlieferung (oder manchmal auch Abholung) von Waren. Sie ist heute ein zentraler Baustein logistischer Prozesse, sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich. Ziel ist es, den Empfänger rechtzeitig über die Ankunft der Ware zu informieren. APIs (Programmierschnittstellen) sorgen dafür, dass die Avisierungsdaten elektronisch an weitere Systeme wie das Transportmanagementsystem (TMS) übermittelt werden.
Typischerweise enthält ein Lieferavis wichtige Vorinformationen aus den Lieferpapieren, also Angaben zu Liefertermin, Artikelnummer, Gewicht, Menge und Volumen. So lassen sich Wareneingänge besser planen und Abläufe effizienter gestalten. Gerade in komplexen Lieferketten sorgt die Avisierung für mehr Transparenz und minimiert Wartezeiten oder Fehlplanungen. Kurz gesagt: Wer avisiert, vermeidet Überraschungen. Denn die will in der Logistik wirklich niemand.
Wem bringt die Avisierung in der Logistik Vorteile?
Stellen Sie sich vor, Sie haben als Spediteur den ganzen Lkw voll mit verschiedenen Sendungen, die ausgeliefert werden müssen – vom Kleiderschrank über einen Bausatz für ein Kinderbett bis zum Kühlschrank ist alles dabei. Leider treffen Sie nicht alle Kunden an, weil entweder kein Termin vereinbart wurde, der Avis nicht ankam oder Sie sich durch Stau verspäten. Sie müssen Teile der Ladung also wieder mitnehmen, zwischenlagern (wo soll das alles hin?) und am nächsten Tag auf mehr Glück bei der Auslieferung hoffen. Die Kunden wiederum sind unzufrieden, weil sie länger auf die Lieferung warten müssen, und der Versender bekommt möglicherweise negative Bewertungen. Das zeigt: In der Logistik profitieren alle Beteiligten von gut abgestimmten Lieferprozessen und einem rechtzeitig übermittelten Avis.
- Empfänger möchten wissen, wann sie mit ihrer Bestellung rechnen können.
- Verlader wollen mit pünktlicher Lieferung punkten.
- Spediteure möchten ungern ständig telefonieren, um Termine zu vereinbaren, und Extratouren vermeiden.
Transparente Lieferprozesse: Empfänger in Avisierungsprozess mit einbeziehen
„Ihre Bestellung kommt morgen zwischen 7:00 Uhr und 19:00 Uhr an.“ In der Kategorie „Sätze, die man gerne hört“ rangiert dieser vermutlich irgendwo zwischen „Ach, sollte ich das Geschenk für Lukas bestellen?“ und „Ich habe die übrig gebliebene Pizza aufgegessen, du wolltest sie doch sicher nicht mehr, oder?“. Niemand verbringt schließlich gern seinen ganzen Tag zuhause, zum Warten auf die Sendung verdammt, die nach Murphy’s Gesetz entweder pünktlich um 19:30 Uhr, erst am Folgetag oder in den zehn Minuten, in denen man unter der Dusche steht, ankommt.
Gute Avisierung sieht jedenfalls anders aus. Lieferzeitpunkte sollten im Bestfall möglichst präzise angegeben werden und keinesfalls einen Zeitraum von zwölf Stunden umfassen. Noch besser funktioniert das Ganze, wenn der Empfänger in den Prozess einbezogen wird. Stehen bei der Bestellung der Ware oder der Buchung eines Versands Zeitfenster zur Auswahl, kann der Empfänger einfach angeben, zu welchem Liefertermin er die Ware gut annehmen kann. Über ein Online-Portal lässt sich der Lieferprozess dann bis hin zur Ankunft der Ware komfortabel live verfolgen, so dass immer alle up to date sind.
Ware (auch per Fahreravis) vollautomatisch ankündigen: So geht‘s!
Um Sendungen zu avisieren, muss in der Spedition schon lange kein zusätzliches Personal mehr vorgehalten werden. Waren früher noch einige Mitarbeitende ausschließlich damit beschäftigt, die Kunden über die bevorstehende Lieferung zu informieren, geht das heute mit Hilfe einer Avisierungssoftware vollautomatisch. Per E-Mail, SMS oder automatischem Sprachanruf werden die Empfänger kontaktiert und können sich auf die Lieferung einstellen.
Der automatische Fahreravis geht noch einen Schritt weiter: Basierend auf den Positionsdaten des Lkw kündigt der Sprachcomputer die Lieferung kurz vor der Zustellung selbstständig beim Empfänger an. So muss der Fahrer eine Aufgabe weniger erledigen, und auch Sprachbarrieren spielen keine Rolle mehr.
Das Resultat: Gesparte Zeit (und damit auch gespartes Geld). Die Mitarbeitenden können wichtigeren Tätigkeiten nachgehen, als stundenlang Sendungen telefonisch anzukündigen, und Zustellversuche verlaufen nicht mehr im Sand, sondern erfolgreich.
Avis via Whatsapp? Klar, kein Problem!
Eine Nachricht kann nur ankommen, wenn der passende Kanal benutzt wird – logisch. Wer heutzutage nur auf Festnetznummern avisieren kann, geht nicht mit der Zeit: Viele Geschäfte und Endkunden haben schließlich gar kein richtiges Telefon mehr, sondern nutzen ausschließlich ihr Handy. Doch auch der Anruf selbst steht nicht immer hoch im Kurs: Mal hat man kein Netz, dann ist es zu laut zum Telefonieren, oder es passt einfach gerade nicht – ganz zu schweigen von der Zeit, die so ein Anruf braucht.
Die Lösung: Einfach per Whatsapp avisieren! Eine kurze Benachrichtigung reicht schließlich zur Ankündigung des Lieferzeitpunktes vollkommen aus. Wer für geschäftliche Nachrichten ungern die Messenger-App nutzen möchte, kann problemlos auf andere RCS-Standards (Rich Communication Services) zurückgreifen. So kommt die Vorabinformation über die bevorstehende Lieferung mit Sicherheit an.
Das sagen unsere Kunden: Avisierung in der Praxis
Theorie ist gut, Praxis ist besser? In unseren Case Studies erfahren Sie alles zur praktischen Inbetriebnahme der EIKONA Avisierung.
Mehr als reine Avisierung: Zusatzservices über Online-Portal anbieten
Wer seinen Kunden nicht nur eine pünktliche Zustellung zum Wunschtermin anbieten möchte, sondern weitere Dienstleistungen in petto hat, kann mit der Avisierungssoftware gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie bieten Mehrwertservices wie Anschluss und Montage, die Entsorgung von Verpackungen, die Übernahme der Lkw-Entladung auf der Kundenrampe oder die Vereinbarung abweichender Termine an? Super, all das kann vom Empfänger bequem über dasselbe Online-Portal gebucht werden. Im Optimalfall ist es hierbei möglich, separate Regeln für B2B- und B2C-Buchungen zu erstellen.
Generell gilt: „Personalisierung der Lösung“ und „Orientierung hin zum Kunden“ sind die beiden Aspekte, in denen Avisierungstools sich immer weiter entwickeln können und sollten. Kunden sind schließlich zufriedener, je besser die Lösung zu ihren jeweiligen Bedürfnissen passt – ergo sollte das auch eine Software abbilden.
Fazit
„Wann kommt meine Lieferung?“ Deshalb macht Avisierung den Unterschied
Kleine Vorinformation, große Wirkung: In der Kommunikation zwischen Empfänger und Spedition stellt die Avisierung gewissermaßen das Herzstück dar. Sie schafft Transparenz, zeigt den jeweiligen Lieferstatus und zahlt so auf das Kundenvertrauen ein. Von einer automatischen Avisierung profitieren alle Beteiligten: Empfänger wissen dank des Avis genau, wann sie mit der Anlieferung der Ware rechnen können, Verlader punkten mit on-time-Lieferungen zum gewünschten Termin, und Speditionen sind schon beim ersten Lieferversuch erfolgreich und müssen die Sendung nicht zwischenlagern. Das große Plus: Dafür muss sich heute wirklich niemand mehr die Ohren heiß telefonieren, denn eine gute Software avisiert vollautomatisch und über den gewünschten Kanal.
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