EIKONA Avisierung
entlastet Mitarbeitende und Hallen

Empfänger können Wunschtermine für die Zustellung nun über den Sprachcomputer vereinbaren

  • automatisches Avis per Sprachcomputer
  • besseres Zeitmanagement
  • schnellerer Umschlag

Anwendungsfall: Die System Alliance sorgt für mehr Planbarkeit und einen schnelleren Warenumschlag mit dem Modul EIKONA Avisierung und seinem Sprachcomputer.

Das Problem: Datenlücken beim Lieferavis

Endempfänger geben noch immer bei gut einem Viertel aller Sendungen nur eine Festnetznummer an. Während ein automatisches Avis per SMS oder E-Mail bereits ganz ohne zusätzlichen Aufwand versendet werden kann, mussten in der Vergangenheit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zuständigen System Alliance-Partner in diesen Fällen selbst zum Hörer greifen. Um die Zustellung beim Empfänger erfolgreich zu avisieren und alle relevanten Vorinformationen zu kommunizieren, waren meist mehrere Anrufversuche und lange Telefongespräche nötig. Die telefonische Avisierung wurde so zum Zeitfresser und verlangsamte nicht selten den gesamten Ablauf und alle Geschäftsprozesse bis hin zur verspäteten Anlieferung, da Sendungen zwischengelagert werden mussten. Um diese hartnäckige Datenlücke zu schließen, Akteure zu entlasten und Ablaufschritte angesichts des steigenden Mengenaufkommens zu verkürzen, suchte die System Alliance Netzwerk GmbH eine digitale Lösung zur telefonischen Avisierung.

Die Lösung: telefonisches Avis einfach integriert

Die Spediteure der Stückgutkooperation System Alliance verwenden bereits seit einigen Jahren eine Lösung zur automatischen Avisierung per SMS oder Mail von EIKONA Logistics. Ideale Voraussetzungen, um das Modul EIKONA Avisierung mit dem Sprachcomputer zu ergänzen. Das telefonische Avis ist in der Anwendung für alle Benutzer leicht zugänglich: Soll eine Zustellung beim Empfänger über die Festnetznummer angekündigt werden, wählt der Spediteur einfach die entsprechende Option für das Lieferavis aus. Daraufhin erfolgt der Anruf zur Ankündigung der Sendung vollautomatisch. Der Empfänger erhält per Ansage des Sprachcomputers nicht nur alle Vorinformationen zur Anlieferung der Ware, sondern kann auch aus den möglichen Zeitfenstern einen Wunschtermin für die Zustellung auswählen. Sollte keine der vorgeschlagenen Optionen passen, weist die Software den Spediteur darauf hin, dass der Empfänger einen Rückruf wünscht. Legt der Gesprächspartner auf, ohne ein Zeitfenster für die Lieferung zu bestätigen, erzeugt das System eine Fehlermeldung. Um die größtmögliche Antwortquote zu erreichen, unternimmt der Sprachcomputer bis zu vier Anrufversuche zu verschiedenen Tageszeiten.

Gerade hinsichtlich des wachsenden Privatkundengeschäfts und der steigenden Stückgutmengen stellt die erfolgreiche Avisierung eine grundlegende Vorbedingung für den reibungslosen Ablauf und die rechtzeitige Zustellung dar. Die Ankündigung und Avisierung von Sendungen laufen bei der System Alliance nun über eine von drei Optionen:

  • automatisch per E-Mail oder SMS
  • automatisch per Sprachcomputer
  • in Einzelfällen und auf Kundenwunsch über den persönlichen Kontakt

Mit welchem Text die Avisierung erfolgt – egal ob per E-Mail, SMS oder Anruf –, legt jede Spedition im Netzwerk selbst fest.

Zitat
Durch die Einführung des Sprachcomputers im Modul EIKONA Avisierung innerhalb des System Alliance-Netzwerks erzielen wir einen noch höheren Automatisierungsgrad – und das praktisch ganz ohne Mehraufwand. Dadurch sparen unsere Partner viel Zeit, können Sendungen durchproduzieren, und ihre Umschlaghallen werden zusätzlich entlastet.
Steffen Landsiedel
Logistik- und IT-Projekte, System Alliance Netzwerk GmbH

Ergebnis: zuverlässiges Lieferavis für Best Case-Logistik

Seit Einbindung des Sprachcomputers im Modul EIKONA Avisierung kann bereits bei über 70 Prozent aller Sendungen im System Alliance-Netzwerk ein automatisches Avis erfolgen, Tendenz steigend. In den meisten Anwendungsfällen konnten manuelle Anrufe außerdem um mehr als die Hälfte reduziert werden. Durch die Zeitersparnis werden vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Speditionen entlastet sowie viele weitere Vorteile erschlossen. Die Regionalbetriebe der System Alliance können Personal und Ressourcen effizienter einsetzen. Präzise Planung von Zustellterminen und Vorbereitung verkürzen zudem die Produktionszeiten deutlich. Im Idealfall können Sendungen durchproduziert werden: Durch die frühzeitige Ankündigung und rasche Terminvereinbarung können Sendungen direkt nach Eingang im Empfangsbetrieb verladen und zugestellt werden. Das verbessert insbesondere die Effizienz kleiner Umschlaghallen, in denen nun weniger Stellflächen für Avissendungen benötigt werden. Die Endempfänger profitieren ebenfalls von einer schnellen Zustellung ohne Verzögerungen am Wunschtermin.

Über das Unternehmen

System Alliance Netzwerk GmbH

Von der Zentrale in Niederaula aus steuert die System Alliance ein etabliertes und deutschlandweites Netzwerk aus mittelständisch geprägten Speditionspartnern. Die Stückgutkooperation steht für durchdachte Logistikkonzepte für die Distribution sowie Beschaffung. Kunden profitieren von festen Regellaufzeiten, Termin- sowie Zeitfensterdiensten und individuellen Mehrwertdiensten. Hier erfahren Sie mehr über die Leistungen und Angebote des Logistikdienstleisters.

Wie funktioniert der Sprachcomputer?

Durch den Einsatz eines Sprachcomputers kann die telefonische Avisierung automatisiert werden. Der Anruf an die im System hinterlegte Festnetznummer erfolgt automatisch und beginnt mit der Ankündigung der Zustellung, indem zunächst alle relevanten Sendungsdaten genannt werden. Anschließend liest der Computer Zeitfenster sowie Antwortmöglichkeiten vor und bietet die Option zum Rückruf an. Falls der Kunde keine Antwort wählt, besteht die Möglichkeit, die Ansage erneut anzuhören.

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