Full Service Provider: von Avisierung bis Notfallkonzept alles abgedeckt

Stefan Seufert, CTO/Vorstand EIKONA AG
Ein Staplerfahrer bei der Arbeit, während der er lächelt.

Avisierungssoftware, Track and Trace-Module, ein Transport Management System (TMS), das ständig wichtige Daten mit den Logistikpartnern austauscht – dafür, dass von der Produktion der Ware bis zur Lieferung an den Empfänger alles glatt geht, sorgen im Hintergrund unzählige Systeme und Tools. Diese Systeme müssen jedoch regelmäßig gewartet und geupdatet, immer wieder auf die Anforderungen des Unternehmens hin angepasst und vor allem vor Cyberangriffen geschützt werden, damit sie 24/7 zuverlässig zur Verfügung stehen. Damit die Logistik auch im Ausnahmezustand funktioniert, gibt es beispielsweise Notfallsysteme, die das Geschäft am Laufen halten. Wie das geht und welche wichtige Rolle Full Service Provider dabei spielen, lesen Sie hier.


EIKONA Logistics Cloud

Software für die Empfängeravisierung

Mit EIKONA Avisierung kündigen Sie die Zustellung oder Abholung einer Sendung an - wie von selbst per E-Mail, SMS oder automatischem Sprachanruf.

Avisierung macht den Unterschied: Empfänger rechtzeitig informieren

Sendungen schnell umschlagen und disponieren – das ist das Ziel von Speditionen, damit die Waren möglichst wenig Lagerfläche blockieren. Schon bei der Avisierung müssen jedoch einige Punkte beachtet werden, damit das klappt. Wird den Kunden eine Wunschterminbuchungsoption geboten, ist das schon ein erster Schritt: Wenn man den Termin mitbestimmt, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die Sendung auch tatsächlich zugestellt werden kann. Smarte Avisierungstools nutzen außerdem sämtliche Kanäle, um den Empfänger zu erreichen, und zwar nicht nur einmal. Kann der Sprachcomputer sowohl über mobile Nummern als auch über Festnetz avisieren, steigert das die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht ankommt. SMS und E-Mail erhöhen die Chancen zusätzlich.

Kaskadierte Avisierungen sind der Faktor, der den Unterschied macht, wenn der Empfänger beim ersten Mal nicht erreicht wird. Bei ausbleibender Rückmeldung nach der ersten Durchführung können Sie mit dem Modul EIKONA Avisierung weitere Avisierungen beispielsweise zwei, vier oder 24 Stunden später, gegebenenfalls über einen anderen Kommunikationskanal, veranlassen. Erst nach wiederholtem Scheitern der Avisierung wird ein Negativ-Status generiert. Werden Zustellerfolge reportet, kann das System daraus automatisch Regeln für mögliche Zeitfenster ableiten. So werden für die Lieferung der Ware nur solche Termine vorgesehen, die auch erfolgsversprechend sind. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.


Better be safe than sorry: IT-Sicherheit zur Priorität machen

Doch nicht nur Systeme wie eine Avisierungssoftware sorgen dafür, dass der Sendungsumschlag reibungslos funktioniert und Ihre Logistik läuft. Im Hintergrund sollten ebenfalls IT-Sicherheitstools im Einsatz sein, die die ganze digitale Infrastruktur 24/7 schützen. Denn was nützt einem die beste Software, wenn sie einem Cyberangriff nicht standhalten kann?

Trojaner, Malware, Viren – sie alle sorgen schon bei einem falschen Klick auf einen Mailanhang dafür, dass Hacker schnell an Unternehmensdaten gelangen. Ein solcher Angriff wird nicht immer direkt bemerkt, umso schlimmer sind dann häufig die Auswirkungen. Besonders in der Logistik, wo viele Unternehmen entlang der Supply Chain im ständigen Datenaustausch miteinander stehen, kann der Ausfall bei einem Beteiligten schon mal die gesamte Supply Chain lahmlegen. Wenn die kritischen Systeme wie das TMS nicht mehr funktionieren, ist die Kommunikation mit Partnern nicht mehr möglich, es werden keine Sendungen mehr umgeschlagen und keine Daten gespeichert oder ausgetauscht, kurz: Es bricht Chaos aus.


Sicher aufgestellt: Dank Application Hosting sind Ihre Systeme immer einsatzbereit

Um die IT-Sicherheit zu gewährleisten, lohnt es sich, auf einen Full Service-Anbieter zurückzugreifen, der sich auch um das Hosting der Systeme kümmert. Die Vorteile liegen auf der Hand: bestens geschultes Personal, das das Systemhosting von der Pike auf gelernt hat, kümmert sich um Ihre digitale Infrastruktur, die auf geschützten Servern gehostet wird. Sämtliche Anwendungen und Daten werden beim Application Hosting sicher verwaltet und ständig überwacht. Wichtige Themen wie Back-ups, Updates und Datensicherheit werden dabei automatisch mitgedacht, sodass Ihre Systeme immer einsatzbereit und voll verfügbar sind. Tritt einmal ein Problem mit einer der Anwendungen auf, können Sie sich als Kunde auf den 24/7-Support verlassen, bei dem Fehler direkt behoben werden. Ihre eigenen IT-Mitarbeiter werden so deutlich entlastet.

Meist fällt bei einem Cyberangriff auch das WLAN aus, sodass mobile Geräte wie Handscanner, die auf das Funknetzwerk angewiesen sind, keine Daten mehr übermitteln können. Back-up-Systeme sind daher zwingend notwendig. Alternative Methoden der Datenübertragung wie mobile Netzwerke und autarke Geräte (Handys, Notfall-Laptops) gewährleisten den Datenfluss, auch wenn das Logistik-WLAN einmal ausfällt. Es lohnt sich daher, die WLAN-Infrastruktur von Netzwerkprofis aufsetzen zu lassen, damit auch Ersatzlösungen für den Notfall mitbedacht und implementiert werden. Ein Full Service Provider übernimmt auch diesen Arbeitsschritt: So sind sämtliche Systeme ganzheitlich gedacht und ihre Funktionalität wird ständig überprüft.


Business Continuity: Auch im Notfall sämtliche Daten vorhalten

Ein Business Continuity System leistet genau das, was der Name verspricht: das Geschäft kann sicher weitergehen, auch im Fall von Cyberkrisen oder sonstigen Systemausfällen. Um ein solches System zu implementieren, gehen IT Service Provider folgendermaßen vor: Zunächst wird in einer eingehenden Analyse geprüft, welche Prozesse geschäftskritisch sind. Auf diesen Ergebnissen basierend entwickeln die Profis ein maßgeschneidertes Konzept, das ein Back-up-TMS und eine Notfall-App beinhaltet. Damit die Mitarbeiter im Fall der Fälle wissen, was zu tun ist, müssen sie für den System-Übergang geschult werden. Regelmäßiges Training ist dafür essenziell, außerdem muss die technische Infrastruktur natürlich immer up to date sein – ein weiteres Argument, das für Full Service-Dienstleister spricht, da sie sich um Updates kümmern.

Weil die Business Continuity Software aus der Cloud kommt, ist sie unabhängig von der unternehmenseigenen IT-Struktur, die im Notfall eventuell unterbrochen ist. Das Back-up-System kann im Notfall durch einen simplen Knopfdruck aktiviert werden. Im normalen Betrieb läuft diese Software als Nebensystem mit, damit sie kontinuierlich mit Daten gefüttert ist und immer auf dem aktuellen Stand ist. Tritt dann ein Cyber-Notfall ein, kann das Business Continuity System das eigentliche Hauptsystem nahtlos ersetzen. So können sämtliche Partner immer noch sehen, welche Sendungen im System hinterlegt sind, selbst wenn das TMS eines Partners kaputt sein mag. Auch Anschlussprogramme wie eine Avisierungssoftware mit integrierter Call Center-Option laufen mit Hilfe von Business Continuity-Systemen jederzeit optimal: Sie lassen sich über manuelle Prozesse weiter steuern, sodass die Arbeit trotz Cyberangriff möglichst normal fortgesetzt werden kann.

Fazit

Immer up to date: Full Service Provider halten Ihre Logistik am Laufen

Um als Logistikdienstleister richtig abzuliefern, muss bei sämtlichen Prozessen ein Rädchen nahtlos ins nächste greifen. Und das will einiges heißen, denn in kaum einem anderen Wirtschaftsbereich sind so viele Prozesse und Partner am Erfolg einer Leistung beteiligt wie in der Logistik. Selbst wenn bei Ihnen alle Systeme in Ordnung sind: Ist das TMS eines Partners kaputt, dann kommt schnell Chaos in den Tagesablauf und sämtliche Anschlussprozesse können nicht wie geplant anlaufen.

Es ist daher immens wichtig, die genutzten Tools miteinander zu verknüpfen, um den ständigen Datenaustausch und -schutz zu gewährleisten. Full Service-Anbieter eignen sich hierfür perfekt, da sie alle Systeme als ganzheitlichen Komplex denken und sich so nirgendwo eine Schwachstelle auftut. Ein 24/7 verfügbarer Support lässt alle IT-Verantwortlichen ruhig schlafen, da die firmeninternen Systeme ständig überwacht werden und der IT Service Provider proaktiv reagiert, wenn etwas nicht stimmt. Von Avisierungstools über das Application Hosting bis hin zu einem Business Continuity System – ein guter IT Service Provider deckt die ganze Palette (pun intended) an Themen ab und schützt so Ihre gesamte Logistikkette.


Stefan Seufert
Stefan Seufert
CTO / Vorstand

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.


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