Die Bedeutung von (automatischer) Avisierung: besserer Service, geringerer Aufwand

Stefan Seufert, CTO/Vorstand EIKONA AG
Endkundin schaut auf Uhr, weil Lieferung nicht automatisch avisiert wurde und zu spät kommt.

„Ihr Paket kommt heute zwischen 12:30 und 13:40 Uhr.“ Wer schon einmal online etwas bestellt hat, der wird diesen Satz kennen – und sicherlich auch schätzen, schließlich ist es praktisch, wenn man ungefähr weiß, wann das heißersehnte Päckchen ankommt. Bei der Order von größeren Waren, wenn man beispielsweise eine Matratze oder einen neuen Schrank bestellt hat, ist das nicht immer so leicht. Selten weiß man genau, wann man mit der Lieferung rechnen kann, weil es keinen Fahreravis gibt oder die Meldung aufgrund von fehlenden Telefonnummern oder Sprachbarrieren nicht ankommt. Dabei können automatische Avisierungslösungen diese Aufgabe heute ganz leicht übernehmen, inklusive Terminvereinbarung – nicht nur im B2B-Bereich, sondern auch B2C.


EIKONA Logistics Cloud

Software für die Empfängeravisierung

Mit EIKONA Avisierung kündigen Sie die Zustellung oder Abholung einer Sendung an - wie von selbst per E-Mail, SMS oder automatischem Sprachanruf.

Das bedeutet eine Avisierungs-Software für Speditionen und Kunden

Mitarbeiter entlasten, die Organisation des Transports verbessern (und beschleunigen!), die Kundenzufriedenheit steigern und die Kosten des gesamten Prozesses senken? Das alles geht mit moderner Software aus der Cloud, die automatische Avise ermöglicht. Konkret werden den Unternehmen diese Optionen geboten:

  • automatisches Lieferavis direkt nach Auftragseingang
  • vollautomatische telefonische Avisierung
  • unterbrechungsfreier Transport
  • kostenlose Terminabstimmung
  • Verkauf von Zusatzleistungen
  • vollständig digitale Auftragssteuerung

Am meisten profitieren die Empfänger von der automatischen Avisierung. Schließlich wissen sie so genau, wann die Lieferung erfolgen wird und können sich darauf einstellen. Damit nicht genug: Sie müssen nicht darauf warten, dass die Spedition anruft (und dabei Verbindungsprobleme oder Sprachbarrieren umgehen), sondern können sich bei der Buchung ein Zeitfenster für die Lieferung aussuchen. Über ein komfortables Portal lässt sich der Lieferprozess dann live verfolgen – vorbei sind die Zeiten, an denen man einen kompletten Tag zu Hause blocken musste, um auf die Lieferung zu warten, die irgendwann zwischen sieben Uhr morgens und Feierabend eintreffen konnte.

Was bedeutet avisieren?

Die Avisierung hat in der Logistik eine wichtige Bedeutung. Grob gesagt geht es dabei um eine Vorinformation über die Zustellung oder Abholung von Waren. Ob im B2B- oder im B2C-Bereich: Lieferavise tragen maßgeblich zum Erfolg von Zustellversuchen bei. Außerdem lassen sich Warenein- und -ausgänge so viel genauer planen, steuern und bei Bedarf auch nachjustieren. Das Lieferavis einer Spedition beinhaltet folgende Punkte: Artikelbezeichnung und -nummer, Menge, Gewicht und/oder Volumen sowie den Liefertermin. Die Information gibt dabei ein Mitarbeitender im Call Center oder ein Sprachcomputer an den jeweiligen Empfänger durch.

Auch im Finanzbereich gibt es die Avisierung. Dort fungiert sie als Vorinformation über den Eingang einer Zahlung. Ein Zahlungsavis enthält Informationen wie den Betrag, Rechnungsdatum und -nummer und eventuelle Skontoabzüge oder Gutschriften.


So gelingt Avisierung schnell und kostengünstig

Wenn jede Stückgutsendung einzeln beim Empfänger avisiert werden muss, dann kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Schließlich müssen die Packstücke vor der Terminvereinbarung im Empfangsbetrieb ankommen und zwischengelagert werden, bis die Lieferung avisiert wurde. Dadurch wird der Transportverlauf unterbrochen, außerdem blockiert dieser Zwischenschritt Umschlagsfläche im Lager. Erfolgt die Avisierung hingegen direkt nach Auftragseingang – per E-Mail, SMS oder Sprachcomputer –, kann der Empfangsbetrieb die Sendung noch am Eingangstag zustellen.


Automatische Avisierung vs. manuelle Lieferavise: ein Rechenbeispiel

Nimmt ein Mitarbeiter der Spedition jedes Mal den Hörer in die Hand, um eine Sendung zu avisieren, dann beansprucht das eine Menge Zeit. Rechnen wir als Beispiel einmal mit 10.000 zu avisierenden Sendungen, die im Monat in der Spedition anfallen. Selbst wenn jeder manuelle Avis nur zwei Minuten dauert, sind das über 300 Stunden, umgerechnet ungefähr 41 Arbeitstage! Das kaufmännische Personal, das mit dieser Aufgabe betraut wäre, kann also dringenderen Aufgaben nachgehen, wenn hier ein Sprachcomputer oder ein Call Center eingesetzt wird. So lässt sich die Quote der automatischen Avise auf nahezu 100 Prozent erhöhen. Selbst wenn die Spedition von den Auftraggebern kaum Informationen zum Endkunden erhalten hat, wenn also beispielsweise weder eine E-Mailadresse noch die Mobilfunknummer vorliegen, kann der Avis automatisch erfolgen: Der Sprachcomputer vereinbart den Wunschtermin auch selbstständig über die Festnetztelefonnummer. Die Softwarelösung überwacht außerdem autonom, dass jeder Empfänger ein Zeitfenster für die Zustellung bucht.

Avisierung in der Praxis: Unsere Use Cases

Sie möchten wissen, wie das Online-Avisierungs-System im Unternehmen angewandt wird? Lesen Sie hier den Bericht zur praktischen Inbetriebnahme.


Die Bedeutung der Avisierung für Privatempfänger

Insbesondere, wenn es an die Belieferung von Privatkunden geht, bringt die automatische Avisierung enorme Vorteile mit sich. Die Wunschterminvereinbarung, die vom Sprachcomputer ganz automatisch übernommen wird, stellt sicher, dass der Empfänger die Lieferung zu einem Termin bekommt, an dem er sie entgegennehmen kann. Noch einen Schritt weiter geht der automatische Fahreravis: basierend auf Positionsdaten des ausliefernden Lkw kann der Sprachcomputer die Lieferung automatisch beim Empfänger ankündigen. Das bedeutet weniger Zusatzaufgaben für den Fahrer, senkt die Fehleranfälligkeit von Prozessen und nimmt außerdem die potenzielle Sprachhürde. Doch damit nicht genug: Die Avisierungssoftware lässt sich nicht nur für die Terminvereinbarung und die Ankündigung einer Zustellung nutzen, sondern auch für das Angebot von Zusatzservices. Es sollen abweichende Termine vereinbart oder Anschlussleistungen wie beispielsweise die Montage von Möbelstücken angeboten werden? Kein Problem, über das zugehörige Internetportal lässt sich das leicht realisieren und liefert eine zusätzliche Einnahmequelle.

Fazit

Automatische Avisierung bedeutet besseren Service und geringere Kosten

Durch automatisches Avisieren wird der gesamte Zustellprozess auf der letzten Meile schneller, sicherer und günstiger. In Verbindung mit dem positionsbasierten automatischen Fahreravis schaffen Zeitfenster zusätzliche Planungssicherheit. Die Transparenz wird deutlich gesteigert – schließlich kann sich der Endkunde über den Transportverlauf sowie den aktuellen Status informieren und weiß so genau, wann ihn die Sendung erreicht. Das sorgt dafür, dass Zustellversuche mit hoher Wahrscheinlichkeit schon beim ersten Mal erfolgreich sind. Noch dazu erhalten Empfänger ihre Waren früher, was sie einerseits freut, für die Speditionen andererseits eine Ersparnis an Umschlagsfläche bedeutet: Win-win. So gelingt eine Verbesserung des Kundenservices, die mit geringerem Aufwand einhergeht – das ist eine Rechnung, die Spaß macht!


Stefan Seufert
Stefan Seufert
CTO / Vorstand

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.


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