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Task Management

EIKONA Task Management

Strukturiert auf Abweichungen vom Standardprozess reagieren.

Bereiten Sie sich auf die typischen Ausnahmen vor: EIKONA Task Management bietet Ihnen ein digitales “Exception Management”, um Spezialaufgaben anhand definierter Vorlagen zu bewältigen.

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Mehrsprachige Textbausteine
Prozessstandard/ Standardprozess für das Schadensmanagement

Konfigurierbare Workflowketten
Informationen automatisch an der Sendung oder im Auftrag speichern

Auf Chats basierende Kommunikation
Rechtebasiertes Nutzungskonzept

Exception Management: Ausnahmen standardisiert angehen

Mit unserer Software sind Sie immer bestens vorbereitet. Auch, wenn einer Ihrer Aufträge nicht planmäßig verläuft. Dann greifen Sie auf Vorlagen zurück, um diese Abweichungen strukturiert abzuarbeiten. So bekommen alle am Prozess Beteiligten Handlungsanleitungen für einen Rücktransport oder eine Schadensbearbeitung. In unserem EIKONA Task Management können Sie diese Anleitungen als Aufgaben definieren und die gesamte Kommunikation direkt sendungsbezogen dokumentieren. So leiten Sie mühelos die nächsten Schritte ein. In jeder Sprache, mit der Sie arbeiten.  

Effizientes Exception Management: Bewältigung von Störungen im Transportprozess

Was ist ein Exception Management?  Bei einem reibungslosen Transportprozess greifen alle Komponenten nahtlos ineinander, vom Lager bis zur Anlieferung und gewährleisten eine punktgenaue Ankunft der Ware beim Empfänger. Die Realität sieht oft ganz anders aus. Eine winzige Abweichung genügt, um den gesamten Ablauf zum Stillstand zu bringen. Im schlimmsten Fall potenziert sich diese Abweichung und führt zu massiven Problemen. Hier ist ein Ausnahmemanagement, das Exception Management gefragt. Das bedeutet, außergewöhnliche Situationen innerhalb eines weitgehend standardisierten Regelbetriebs strukturiert anzugehen.

Perfekt reagieren

Für alle Situationen, die Sie schon kennen, können Sie strukturierte Prozesse vordefinieren. Auf typische Fragen eines Versandbetriebs wählt der Empfangsbetrieb einfach die passende Antwort aus. So bearbeiten Sie gleiche Fälle immer gleich, vermeiden Diskussionen und schaffen Ordnung bei Ihren Ausnahmen.  

Typische Fragen, die ein Empfangsbetrieb an den Versandbetrieb oder den Versender richten könnte:
- Lieferadresse: "Können Sie uns die genaue Lieferadresse bestätigen?"
- Ansprechpartner: "Wer wird die Lieferung entgegennehmen?"
- Zustellhinweise: "Gibt es spezielle Anweisungen für die Zustellung?"
- Zustandsüberprüfung: "Wurde die Sendung äußerlich beschädigt?"
- Dokumentation: "Benötigen Sie spezifische Dokumente oder Begleitpapiere?"
- Annahmeverweigerung: “Welche Informationen benötigen Sie?”

Der Versandbetrieb wählt dann entsprechend die passende Antwort aus, je nach den individuellen Anforderungen und Bedingungen der Lieferung.

Freitext in Echtzeit, wenn Vorlagen nicht genügen

Wenn Textbausteine nicht genügen und Freitext verwendet werden muss, kommt besonders die Echtzeit-Übersetzung zum Tragen: Im EIKONA Task Management werden alle Sprachen in die Zielsprache in Echtzeit übersetzt, wobei die Ursprungssprache automatisch erkannt wird. So können Sie mühelos mit Ihren Partnern und Beteiligten in verschiedenen Sprachen kommunizieren, ohne dass Sprachbarrieren den Prozess beeinträchtigen.

Die besten Module für Ihre perfekte
Supply Chain. Einfach und unkompliziert.

Erweitern Sie EIKONA Task Management mit diesen passenden Modulen:

EIKONA Order Management

Erfassen Sie Speditionsaufträge online oder aus Dateien in unterschiedlichen Formaten. Ein Adressbuch sowie die Vorlagenverwaltung erleichtern die Dateneingabe. Drucken Sie außerdem die Packstücklabel schon vor Abholung der Waren aus.

EIKONA Avisierung

Das Tool spricht Ihre Kunden per E-Mail, SMS oder automatischem Sprachanruf an und vereinbart Wunschtermine für die Zustellung. Steigern Sie Ihre Zustellquote und bieten Sie darüber hinaus Ihren Kunden Zusatzleistungen, wie die Abstellgenehmigung, an.

EIKONA Power BI Integration

Stellen Sie Ihren Kunden umfassende Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung. Dafür legen Sie Berichte einmal an und sehen dynamische Auswertungen bei jedem Aufruf. Sie entscheiden, wer welche Daten erhält.

EIKONA Track and Trace

Durch die Sendungsverfolgung kennen Sie den aktuellen Auftragsstatus und können ihn mit Versendern und Empfängern teilen. Mit einem Klick oder automatisch per E-Mail. Für alle Transporte: mit dem Lkw, der Bahn, per Luft- oder Seefracht. So beherrschen Sie Ihre Lieferkette in Echtzeit.

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Integrierte Chatfunktion

Wenn Sie sich für ein Vorgehen entschieden haben, erfasst EIKONA Task Management mit jeder Aktion den aktuellen Status. Für zusätzliche Absprachen haben wir eine Chatfunktion integriert, die sämtliche Nachrichten direkt zur Sendung oder dem aktuellen Vorgang dokumentiert.

In Ruhe eskalieren

Wenn trotz ausgezeichneter Absprachen einmal Fehler entstehen, hilft Ihnen unser EIKONA Task Management. Es dokumentiert Ihre Schritte und zeigt so, was vereinbart war. Auch Reaktionszeiten und Fristen können Sie hier definieren und überwachen. Der Eskalationsprozess dient dazu, mit dem Kunden oder weiteren an der Dienstleistung beteiligten Partnern bei festgestellten Abweichungen umzugehen. Diese Abweichungen können aus verschiedenen Gründen entstehen, sei es aus qualitativen oder zeitlichen Gründen. Im Rahmen dieses Prozesses werden Eskalationsstufen definiert, die entsprechende Auflagen mit sich bringen, um mit den Abweichungen angemessen umzugehen und Lösungen zu finden.

Konfliktlösung: Eskalationsmanagement in der Logistik

Die Logistikbranche ist oft mit verschiedenen Risiken verbunden, wie z.B. Lieferverzögerungen, Warenbeschädigungen oder Qualitätsproblemen. Ein strukturiertes Eskalationsmanagement hilft dabei, diese Risiken zu identifizieren und angemessen zu behandeln, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren. Die Analyse dieser Erkenntnisse ermöglicht es, gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessabläufe zu ergreifen und zukünftige Probleme zu minimieren.

Wer Logistikaufträge gemeinsam bearbeitet, teilt sich die offenen Aufgaben. Mit unserem Modul EIKONA Task Management finden Sie dafür die passende formale Struktur. Neben Ihren Vereinbarungen darüber, wer welche Schritte verbindlich übernimmt, steuert es auch die Einzelheiten. Die kleinen Tasks, die noch auf Ihrer To-do-Liste verbleiben. Stimmen Sie dafür Zeiten ab und legen Sie Fristen fest. EIKONA Task Management dokumentiert, was Sie bereits getan haben, und zeigt auf, was Sie noch schuldig sind. Damit Sie Ihre Leistungen gemeinsam abschließen.

EIKONA Task Management
Arbeitsschritte digital vorgeben

Mit diesem Tool steuern Sie unerwartete Aufgaben und Störungen professionell.

Feste Verantwortlichkeiten

Entscheiden Sie, wer welche Aufgabe wie und bis wann erledigen soll.

Sichere Dokumentation

Sie können Ihre Arbeitsergebnisse entlang aller Prozessschritte transparent dokumentieren.

Digitalisierungsbeschleuniger

Delegieren Sie Ihre Aufgaben an Personen oder Unternehmen entlang der Supply Chain ohne Medienbruch.

Use Case: Annahmeverweigerung

These: Beschädigte Packstücke führen oft zur Annahmeverweigerung durch den Empfänger.  Lösung: Durch automatisierte Entscheidungen basierend auf vordefinierten Kriterien und Workflows wird bestimmt, ob das Packstück an den Versandpartner zurückgesendet oder die Ware verschrottet wird.

Die Software gewährleistet also die Bearbeitung von Reklamationen und Rückholungen, steigert die Kundenzufriedenheit durch schnelle Bearbeitung und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen durch reduzierte Rücksendungen und Bearbeitungsaufwände. Die generierten Daten helfen, zukünftige Ausnahmen zu vermeiden.

Use Case: Schadensmanagement
für Speditionen

Speditionen können in Verbindung mit ihrer Schadensmanagement-Software effizient Transportschäden bei Lieferungen bearbeiten und durch vordefinierte Workflows strukturiert abwickeln:

Schadensmeldung und Erfassung

Nutzer können Transportschäden schnell und einfach über das EIKONA Task Management melden. Intelligente Schnittstellen ermöglichen die automatische Erstellung einer Schadensakte im Schadensmanagement-Systems.

Vordefinierte und standardisierte Workflows

Das EIKONA Task Management bietet vordefinierte und standardisierte Workflows für die Schadensbearbeitung. Diese Workflows definieren klar die Schritte von der Meldung über die Bewertung bis zur Entscheidungsfindung und Umsetzung von Maßnahmen.

Dokumentation und Bildmaterial

Nutzer können Schäden umfassend dokumentieren, indem sie Fotos hochladen, Schadensformulare ausfüllen und Berichte erstellen. Diese Dokumentation und das Bildmaterial sind direkt im EIKONA Task Management verfügbar und unterstützen die Schadensbearbeitung.

Kommunikationstools

Integrierte Kommunikationstools im EIKONA Task Management ermöglichen eine effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien. Nutzer können Nachrichten senden, Dokumente teilen und Kommentare oder Notizen hinterlassen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

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EIKONA Logistics Blog Smart Collaboration: Klug und effizient zusammenarbeiten

Logistikprozesse brauchen Eindeutigkeit und Vernetzung für eine effiziente Zusammenarbeit. Damit jeder weiß, was zu tun ist arbeiten Logistiker mit einem workflowbasierten Task Management.

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Häufig gestellte Fragen

Wie kommuniziere ich beispielsweise mit meinem Versandpartner oder mit meinem Kunden innerhalb des EIKONA Task Managements?

Das EIKONA Task Management ist direkt im EIKONA Track and Trace aufrufbar und ermöglicht eine Chat-basierte Kommunikation mit vordefinierten Fragen und Antworten zu einer Sendung oder einer Tour. Also weg von langwierigen E-Mails.

In welchem Logistik-Bereich wird das EIKONA Task Management am besten eingesetzt?

Das Tool ist perfekt für Ihren Service-Bereich. Mit EIKONA Task Management reagieren Sie strukturiert auf Abweichungen im Logistik-Prozess. Darüber hinaus kann das Tool aber zum Beispiel auch als Reklamations- und Retourenmanagement eingesetzt werden.

In welcher Sprache kann ich den Workflow anlegen?

Im EIKONA Task Management gibt es keine Sprachbarrieren. Sie können alle Anleitungen in beliebig vielen Sprachen definieren.