Zeitfenstermanagement: So laufen Ladeprozesse in der Logistik nach Plan

Andreas Bachleitner

15. April 2025

Lkw sind ohne Wartezeit in einem Ladehof, da ein Zeitfenstermanagement eingesetzt wurde.

Was haben ein Termin beim Stadtbüro und die Beladung eines Lkw gemeinsam? Im besten Fall gibt es für beide ein vorab gebuchtes Zeitfenster! Schließlich gibt es wenig Nervigeres als unnötiges Warten – zum Nichtstun verdammt, mit all den weiteren Dingen und Terminen im Hinterkopf, die sich dadurch verzögern.

Mehr als 60 Minuten warten Lkw-Fahrer aktuellen Studien zufolge im Schnitt, bevor sie an der Laderampe abgefertigt werden. Diese Standzeit kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern letztlich auch bares Geld, schließlich können sie so am Tag weniger Touren abwickeln. Dabei muss das gar nicht sein. Das Zauberwort: Zeitfenstermanagement!

Was ist Zeitfenstermanagement?

Der Begriff Zeitfenstermanagement verrät schon grob, worum es bei dem Thema geht: Um die digitale Steuerung von Time Slots. Werden gezielte Zeitfenster für Anlieferung, Be- und Entladeprozesse vergeben, profitiert davon die gesamte Lieferkette. Zum einen können Verlader und Logistikdienstleister genauer planen, weil sie wissen, wann welcher Lkw an der Laderampe abgefertigt wird. Zum anderen werden Wartezeiten insgesamt deutlich reduziert, da die verfügbaren Rampen sowie das Ladepersonal optimal verplant werden können.

Perfekt getimte Prozesse? Zeitfenstersteuerung macht’s möglich

Zu Tagesbeginn schon wissen, was einen den Tag über erwartet. Selbst steuern, wann die Auslastung an der Rampe am höchsten ist. Termine einhalten und gleichzeitig dazu in der Lage sein, spontane Touren integrieren zu können. Kommen Ihnen als Verlader diese Wünsche bekannt vor? Ohne Time Slot Management kommen Unternehmen im Best Case Szenario mit etwas Glück ohne größere Zwischenfälle durch den Tag. Treffen allerdings einige Fahrzeuge verspätet ein oder ergibt sich ein anderes Problem, führt das schnell zu Chaos, Stau und Belastungsspitzen.

Ein gutes Zeitfenstermanagement-Tool schafft Abhilfe, in dem es wichtige Prozesse innerhalb der Lieferkette miteinander verknüpft. Bedeutete früher oft noch jeder Schritt einen hohen manuellen Aufwand, beispielsweise die Ankündigung eines eintreffenden Fahrers beim Verlader, erledigt die Software viele Aufgaben völlig automatisiert. Verladeprozesse sind so perfekt getimt und können digital gesteuert werden. Wie das funktioniert, verraten die nächsten Absätze.

Von Dominosteinen zu Logistikprozessen: Alle Prozesse sind miteinander verknüpft.

Wer die Sendung Domino Day kennt, erinnert sich vielleicht noch an das Gefühl von Spannung: Fallen alle Steine wie geplant um oder kommt die ganze Reihe mittendrin zum Halten? Ähnlich verhält es sich mit Lieferketten: Die einzelnen Prozesse hängen stark voneinander ab, und verspätet sich beispielsweise die Beladung des Lkw, zieht das eine ganze Kette von verzögerten Anschlussprozessen nach sich. Die Lösung steckt in der digitalen Koordination von Zeitfenstern. Ist Verlass auf die Time Slots, weil sie realistisch geplant wurden und bei Bedarf angepasst werden können, ist das auch für alle Anschlussprozesse eine gute Nachricht: Sie können wie geplant stattfinden.

Elektronisches Zeitfenstermanagement: einfach buchen, schnell verladen, pünktlich weiterfahren

Wer nun denkt: „Das hört sich aber kompliziert an!“, muss sich keine Sorgen machen: Das ist es nicht, die digitale Koordination der Termine ist ganz leicht. So läuft der Prozess im Optimalfall ab:

Automatische Slot-Vergabe: Vordefinierte Zeitfenster werden in einem elektronischen Kalender zum Selbsteintragen automatisch an Speditionen und Transportunternehmen vergeben.
Flexible Kommunikation: Logistikdienstleister buchen passende Zeitfenster. Änderungsanfragen können, wenn nötig, vom Spediteur direkt im System vorgenommen werden.
Echtzeit-Tracking: Dank der Anbindung eines Track and Trace-Moduls ist immer klar, wo sich das Fahrzeug befindet und ob es pünktlich eintrifft.
Automatische Anpassung bei Verspätungen: Kommt es zu Verspätungen, liefert das System Vorschläge für die beste Alternative. Per Drag & Drop kann der Hallenmeister ganz einfach umplanen.
Monitoring: Automatisch generierte Berichte liefern Einblicke in den Erfolg des Systems. Bei Bedarf können Rampenauslastung oder vorgegebene Zeitfenster optimiert werden, indem beispielsweise bei der Buchung mehr Details zur Ladung und zum Fahrzeugtyp abgefragt werden.

APIs und weitere Schnittstellen ermöglichen hierbei die Kommunikation und den Datenaustausch mit bestehenden Systemen, zum Beispiel dem ERP oder Telematik-Lösungen. Die Zeitfenstermanagement-Software kann so auf alle relevanten Daten zugreifen.

Doppelt verplant? Nicht mit einer Zeitfenstermanagement-Software!

Wer kennt es nicht? Der Termin für den Elternabend in der Schule ist zwar im Hinterkopf verankert, steht aber noch nicht im Kalender. Am selben Abend soll nun das lang geplante Abendessen mit Freunden stattfinden – ärgerlich! Doppelbuchungen treten besonders dann auf, wenn nicht alle Termine an einem Ort geplant und festgehalten werden. Auch in der Logistik kommt es bei schlechter Planung zu Doppelbuchungen oder ungleichmäßiger Auslastung. So kann es beispielsweise sein, dass das Rampenpersonal zwischen 9 und 13 Uhr sehr wenig zu tun hat, weil kaum Lkw be- oder entladen werden müssen. Am Nachmittag hingegen kommt es zu Staus vor dem Hoftor und langen Wartezeiten für die einzelnen Fahrer, weil nicht alle Verladeprozesse gleichzeitig ablaufen können.

Legt der Verlader jedoch von vornherein passende Zeitfenster fest, die ein optimales und gleichmäßiges Rampenmanagement sichern, kann das nicht passieren. Transportunternehmen und Spediteure wählen dann die für sie besten Time Slots aus. So können sie sicher sein, dass der Verladeprozess auch wirklich im angegebenen Zeitfenster erfolgt, weil das Rampenpersonal vorbereitet ist und den Lkw eingeplant hat.

Immer up to date: alle Beteiligten sind dank Zeitfenstermanagement auf dem neuesten Stand

Natürlich kann auch die beste Software nicht verhindern, dass ein Lkw ungeplant im Stau feststeckt, weil auf der Autobahn eine Streckensperrung ist. Was das Zeitfenstermanagement-Tool allerdings verhindern kann: Dass das Personal am Zielort wie bestellt und nicht abgeholt an der Rampe steht und unnütz wartet. Wird transparent kommuniziert, dass sich ein Fahrer verspätet und den gebuchten Time Slot nicht einhalten kann, kann nach Bedarf umgeplant werden, sodass beispielsweise ein anderer Lkw für die Be- oder Entladung vorgezogen wird. Hier gilt, wie so oft: Information is key!

Updates zur ETA (Estimated Time of Arrival) muss der Fahrer übrigens nicht selbst geben, das übernimmt das System. Ist es mit gängigen Fahrer-Apps verknüpft und enthält eine Track and Trace-Komponente, ist immer klar, wo sich der Lkw aktuell befindet, ob er im Stau steht und wann er vermutlich beim Verlader eintrifft.

Mit diesen Tipps nutzen Sie Ihr Zeitfenstermanagement-System noch besser:

Realistische Zeitfenster: Nicht zu lang, nicht zu kurz – so könnte man den optimalen Time Slot beschreiben. Passen die angegebenen Zeitfenster zu den geplanten Verladeprozessen, kommt es nicht zu unnötigen Verzögerungen. Auch wichtig: Welcher Fahrzeugtyp kann an welcher Laderampe abgefertigt werden?
Information is key: Je mehr Infos bei der Buchung des Zeitfensters abgefragt werden, desto besser funktioniert nachher die Abfertigung. Welche Ladung führt das Fahrzeug mit sich, muss die Ware in einem bestimmten Bereich verladen werden? Wie lautet das Kennzeichen?
Raum für Flexibilität: Neben gebuchten Touren sollte ein gutes Zeitfenstermanagement-System auch Aufträge erfassen, für die noch kein Slot gebucht wurde, und Raum für Touren lassen, bei denen die Fahrer ungeplant eintreffen. So kann ihnen entweder eine Warteposition zugewiesen werden, oder der Hallenmeister schiebt sie per Drag & Drop schnell dazwischen, wenn sich eine Lücke ergibt.

Fazit

Wartezeiten verkürzen, Rampenauslastung optimieren: So hilft Zeitfenstermanagement

Eine „Schnittstelle zwischen Fahrern und Rampe, die als Lösung zur Vermeidung von Wartezeiten fungiert“ – das geben viele Logistiker in die Suchmaschine ein, wenn sie ihre Verladeprozesse optimieren möchten. Ein Zeitfenstermanagement-Tool kann nicht nur das, sondern noch viel mehr: Es vereinfacht die Tagesplanung deutlich, ermöglicht die digitale Koordination von Buchungen, vermeidet Belastungsspitzen, verkürzt die Verladezeiten und sorgt für eine optimale Auslastung an der Laderampe. Außerdem übernimmt es die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und spart auch hier wertvolle Zeit.

Logisch: Wenn im Vorhinein klar ist, wie viele Fahrzeuge wann abgefertigt müssen und welche Rampen dafür gebraucht werden, können der Hof sowie das Personal an der Laderampe optimal verplant werden. Natürlich läuft auch mal etwas nicht nach Plan. Dank der Status-Updates wissen Sie jedoch rechtzeitig Bescheid und können bei Bedarf umdisponieren. So freuen sich am Ende alle: Kunden, Verlader und Logistikdienstleister profitieren von Planungssicherheit und minimalen Standzeiten bei maximaler Flexibilität. Unser Fazit: Zeitfenstersteuerung macht die Logistik besser und schneller!

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