Optimiertes Time Slot Management – Zeitfensterbuchung war noch nie einfacher!

Bastian Späth, CEO/Vorstand EIKONA AG
LKW steht mit offener Ladeklappe an der Rampe und wird von einem Arbeiter in Warnweste beladen.

Treffen sich ein Spediteur, ein Lkw und die passenden Waren zum genau richtigen Zeitpunkt an der Rampe. Klingt wie ein Witz – ist aber keiner! Wie das geht? Mit einem gut organisierten Hof, der mit festen Zeitfenstern arbeitet. Zeitfenstersteuerung und Hofmanagement stellen in der Logistik häufig noch „schwarze Informationslöcher“ dar. Hier besteht also dringender Optimierungsbedarf, denn effiziente Prozesse und Koordination können an dieser Stelle einiges bewirken: Insbesondere, wenn es um die zeitsensiblen Verladeprozesse in der Logistik geht, ist Zeit bares Geld und demnach ein wertvolles Gut. Wir zeigen, wie Software die Informationslücke zwischen Transport und Lager füllt und so Verladeprozesse vereinfacht und strafft.


EIKONA Logistics Cloud

Software für Zeitfenstermanagement

Mit EIKONA Time Slot Management steuern Ladestellen ihre Terminplanung für optimale Be- und Entladungen. Ganz ohne Stau an den Rampen.

Stau – eine der ineffizientesten Möglichkeiten, seine Zeit zu verbringen. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als eine lange To-do-Liste vor Augen zu haben, während man zum Nichtstun gezwungen ist und darauf wartet, dass es endlich weiter geht. Während der Wartezeit macht der Fahrer kurz die Augen zu und träumt … Vogelgezwitscher kommt aus den Bäumen, die Sonne scheint, der Himmel ist strahlend blau. Es ist ein herrlicher Frühlingstag. Auf dem Werksgelände herrscht fröhliche Betriebsamkeit, von Hektik keine Spur. Jeder hat seine festen Aufgaben und weiß genau, was als nächstes zu tun ist. Immer der Reihe nach treffen die Lkw ein, der Verladeleiter hat dank der transparenten und digitalen Kommunikation in seinem Zeitfenstermanagementsystem den Überblick über alle Vorgänge auf dem Betriebsgelände und kann sämtliche simultan ablaufenden Prozesse steuern und ordnen.

Time Slot Management optimiert Verladeprozesse

Wie dieser Traum Wirklichkeit werden kann? Alles, was auf dem Werksgelände passiert, hängt maßgeblich davon ab, wie der Zulauf auf den Hof abläuft, wann welche Lkw eintreffen, ob die Verladeprozesse pünktlich starten und wie schnell die Lkw das Gelände wieder verlassen. Wenn die Durchlaufzeiten also gesenkt werden und sich dank guter Planung auch die Standzeiten der Lkw auf Ihrem Werksgelände reduzieren, dann ist das eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Hier kommt das Zeitfenstermanagementsystem ins Spiel.

Zeitfenstermanagementsystem übernimmt die Kommunikation zwischen Lagerverwaltung und Transport

Weißer LKW fährt rückwärts, mit offener Ladeklappe an die offene Laderampe.

 

Gehen wir nun etwas mehr ins Detail: Sind für die Anlieferung und Abholung von Transportgütern feste Zeitfenster gebucht, dann bietet das eine Menge Vorteile für alle Beteiligten. Güter können rechtzeitig für die Verladung an der Rampe bereitgestellt werden, und es ist immer klar, welcher Lkw an welcher Rampe als nächstes eintrifft – Verzögerungen und Abweichungen werden hier direkt mit einbezogen. Sollte einmal etwas nicht nach Plan laufen, weil der Frachtführer beispielsweise im Stau steht, dann informiert das System automatisch über die Verspätung. So müssen die Fahrer diesen Extraschritt nicht gehen und der Verlademeister kann direkt umplanen, beispielsweise durch den Tausch von Time Slots. So ist die Zeitplanung dank Echtzeit-Infos immer aktuell. Insbesondere für den weiteren Verlauf der Transportkette ist diese terminliche Verlässlichkeit wichtig, da sich im Verzögerungsfall sämtliche Folgeaufgaben ebenfalls auf unbestimmte Zeit verschieben würden.

Zeitfenstermanagement war noch nie einfacher

Das Besondere an der Lösung: Das Tool berücksichtigt bei der Planung der Time Slots die Entladezeitfenster im Direktverkehr. Hierfür berechnet die Anwendung die optimale Strecke sowie die benötigte Fahrtzeit und ermittelt so, wann eine Sendung abgefertigt sein muss, damit das Entladezeitfenster am Zielort eingehalten werden kann. Die grafisch optimierte und individuell konfigurierbare Benutzeroberfläche steigert die Nutzerfreundlichkeit weiter. So sorgen beispielsweise die Spuren „ungebucht“ und „ungeplant“ für den schnellen Überblick, was Touren angeht, die im Laufe des Tages ohne festes Zeitfenster eintreffen („ungeplant“), oder Aufträge betrifft, deren Zeitfenster noch nicht bestätigt wurde („ungebucht“). Die Übersicht über alle Fahrzeuge und Transportmittel auf dem Werksgelände wird so deutlich vereinfacht. Ebenfalls ein absoluter Pluspunkt bei der Planung: Jedem Standort können beliebig viele Bereiche zugeordnet werden. Weiß der Benutzer aufgrund der Beschaffenheit seiner Ware zum Beispiel bereits, dass diese ins Außenlager muss, kann er dies auf der Tour vorbelegen; später muss nur noch der genaue Verladeplatz ausgewählt werden. Auskunft über die genaue Auslastung gibt außerdem die Ressourcenübersicht, die ähnlich wie eine Heatmap gestaltet ist.

Yard Management: Punktlandung an den Laderampen

Während die Hand eines Mannes auf einem Smartphone tippt, wird die Nachricht eingebeblendet: Bitte fahren Sie zur Rampe 47.

 

Gute Organisation auf dem Yard beginnt bekanntlich am Hoftor. Der Anmeldeprozess für die eintreffenden Fahrzeuge sowie das anschließende Rampenmanagement laufen daher komplett digital ab: Eine Kamera erfasst das Kennzeichen, das Fahrzeug wird registriert und von nun an optimal auf dem Hof gesteuert – das bezieht sich auf die Zuweisung von Standplätzen, die Abfertigung beim Verladen an der eigens vorgesehenen Rampe sowie schlussendlich die Abfahrt. Per SMS (oder über ein anderes gewünschtes Medium) wird der Fahrer informiert, sobald sein Rampenplatz frei ist, und begibt sich dorthin. Die Belegung der einzelnen Standplätze ist jederzeit im System ablesbar, während mit Time Stamps über jeden Schritt Buch geführt wird, sodass man schnell reagieren kann, sollte es zu eventuellen Abweichungen bei der geplanten Ankunfts- oder Abfahrtszeit kommen. Statusmeldungen erhalten Sie in Echtzeit: Wartet ein Lkw, findet gerade die Verladung statt oder hat er den Betriebshof schon wieder verlassen? Die Wartezeiten werden so für alle Beteiligten minimiert, während der Nutzen der verfügbaren Ressourcen, wie Mitarbeiter, Docks und Servicefahrzeuge, maximiert wird. So werden Dock und Yard Management zum Kinderspiel.

So steigern Time Slot und Yard Management die Effizienz Ihrer Verladeplanung:

  1. Zeitfensterbuchung: Die Disposition kümmert sich in der Spedition um die Buchung der passenden Time Slots. Diese lassen sich über einen Direktlink per E-Mail oder über ein Online-Portal bequem buchen. Dank der neuen Kalenderübersicht mit Spuren für „ungebucht“ und „ungeplant“ behalten Sie immer den Überblick.
  2. Registrierung am Werk: Bei der Ankunft des Lkw werden Informationen zum Transport, Checklisten und Vorschriften automatisch angezeigt. Das Rampenpersonal wird informiert und bereitet sich auf die Be- oder Entladung vor.
  3. Rampenmanagement: Nach kurzer Wartezeit bekommt der Fahrer per SMS die passende Laderampe mitgeteilt. Das Personal steht an der Rampe mit den benötigten Waren und Ressourcen (wie Transportmitteln etc.) bereit und führt den Ladevorgang aus.
  4. Abschluss: Der Vorgang erhält den Status „abgeschlossen“, die Rampe wird wieder freigegeben, und der LKW verlässt das Werksgelände. Dank der Echtzeit-Kommunikation und Time Stamps, die jeden Schritt protokollieren, wissen alle Beteiligten Bescheid.

 


Fazit

Yard und Time Slot Management: Wir machen Ihnen den Hof

Jemandem den Hof machen – ein alter Ausdruck, der heutzutage kaum noch Verwendung findet. Dabei wäre es vielleicht an der Zeit, ihm eine neue Bedeutung zu verpassen – bei unserer Version spielt Time Slot Management die Hauptrolle! Stress und Belastungsspitzen am frühen Morgen, die die Lkw-Fahrer zu Wartezeiten zwingen, während die Mitarbeiter auf dem Werksgelände rotieren und mit der Arbeit kaum hinterherkommen – all das gehört dank der intelligenten Lösung für Zeitfenstermanagement der Vergangenheit an. Personaleinsatz und Rampenbelegung sind nun optimal auf das Zeitfenstermanagement abgestimmt. Gab es am Nachmittag früher häufig Leerzeiten, so wird die Arbeitsbelastung an den Rampen dank Zeitfenstermanagementsystem und strukturiertem Hofmanagement nun gleichmäßig auf den ganzen Tag verteilt. Die optimierte Kalendersoftware sorgt dafür, dass auf gebuchte Zeitfenster wirklich Verlass ist. Ihre Verladeprozesse gewinnen so ungemein an Effizienz, denn die Zusammenarbeit zwischen Lagerverwaltung und Transport läuft reibungslos, und Ihre Laderampen sind optimal ausgelastet. Und so kommt es, dass es kein Witz ist, wenn in der Logistik alle Beteiligten zur passenden Zeit am richtigen Ort sind – wenn sich also ein Spediteur, ein Lkw und die passenden Waren zum genau richtigen Zeitpunkt an der Rampe treffen.


Bastian Späth
Bastian Späth
CEO / Vorstand

Als Diplom-Informatiker kennt sich Bastian Späth mit der Entwicklung von IT-Lösungen fachlich von der Pieke auf aus. Anforderungen erfassen, Ideen finden, Konzepte entwickeln, Projekte aufsetzen und sicher ins Ziel steuern – seit mehr als 15 Jahren täglich gelebte Praxis für den Unterfranken.


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