Martin Krajczy treibt die digitale Vernetzung und Prozessoptimierung voran – sowohl intern als auch für Kunden.
Martin Krajczy
Integrationsmanager
Fahrer-App leitet in allen Sprachen durch mobile Workflows
Von „Merhaba!“ über „Dzień dobry!“ bis zu „Hello!“: in der Logistik werden viele Sprachen gesprochen. An sich eine wunderbare Sache – schwierig wird es nur, wenn die Kommunikation in einem Transportunternehmen an Sprachbarrieren scheitert. Die Lösung: Mobile Workflow-Apps, die sprachliche Hürden (und viele weitere Aufgaben) mit Bravour meistern. Wie das genau funktioniert, warum jeder in seiner Muttersprache sprechen kann und welche Prozesse dabei sogar ganz automatisiert ablaufen, lesen Sie hier.
Live-Status statt Fragezeichen: Immer app to date
„Information is key!“ – das ist eins der Mottos in der Logistik. Sind alle Beteiligten über den aktuellen Stand einer Sendung informiert, spart das eine Menge Fragen und Probleme. Eine gute Logistik-App kommuniziert den Live-Status des Transportprozesses und sorgt so für Transparenz.
Über eine Live-Karte, in der alle aktiven Fahrzeuge mit aktuellem Standort abgebildet werden, kann die Disposition das Tagesgeschäft in Echtzeit verfolgen. So sieht sie beispielsweise, dass auf Tour eins alles rund läuft: zwei Packstücke wurden schon entladen, um 8:43 Uhr wird die Terminsendung pünktlich zugestellt, und die kurzfristige Abholung beim Unternehmen um die Ecke passt noch gut in den Zeitplan. Der Fahrer von Tour zwei hingegen steht im Stau und hat keine Zeit, um Extra-Aufträge unterzubringen. Auch der Kunde profitiert vom Echtzeit-Status: Anstatt beim Spediteur anzurufen, um zu fragen, ob die eilige Sendung pünktlich kommt, kann er genau sehen, wie viele Stopps der Fahrer noch vor sich hat, bis er die Terminsendung zustellt.
Was steht heute auf dem Plan? Strukturierte Planung mit Logistik-Apps
Mobile Prozesse zu digitalisieren, steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der To-Do-Liste. Hier noch ein Notizzettel mit einem kurzfristig eingegangen Auftrag, dort ein schneller Anruf: „Kannst du beim Tierfutterlieferanten bitte drei zusätzliche Paletten einladen, die kamen nachträglich dazu?“ Steckt in der Kommunikation keine Struktur, wird es schnell chaotisch, und Fehler sind vorprogrammiert.
Ist die Tour stattdessen digital in der App verfügbar, kann die Disposition jederzeit kurzfristige Änderungen an den Arbeitsabläufen vornehmen. Der Fahrer muss sich um nichts kümmern, sondern sieht stets den nächsten Stopp auf seiner Tour, inklusive Checkliste mit allen Aufgaben, die er dabei erledigen muss. Gilt es, eine bestimmte Anfahrtsroute zu nehmen? Hat der Kunde spezielle Lieferfenster? Müssen bestimmte Formulare unterschrieben werden? Die Workflow-App leitet ihn Schritt für Schritt durch.
Nebenbei übernimmt die Fahrer-App einige Aufgaben ganz automatisch und entlastet so Fahrer und Disposition. So kann sie beispielsweise mittels Geofencing automatisierte Fahreravise an Empfänger rausgeben, wenn die Lieferung bevorsteht. Auch Tasks wie die Wartezeiterfassung oder die Meldung des Be- bzw. Entladeendes, wenn der Fahrer den Kunden verlässt, werden so automatisch übernommen.
Das Unplanbare planen: einen Workflow für den Fall der Fälle
Natürlich läuft in der Logistik nicht immer alles nach Plan. Wichtig ist es, in einem solchen Fall Ruhe zu bewahren und ein Alternativszenario parat zu haben. Sollte der Lkw-Fahrer beispielsweise unverschuldet in einen Unfall geraten, lotst die App ihn systematisch durch die anstehenden Arbeitsschritte: Unfallstelle absichern, Polizei kontaktieren, Schaden mit Fotos dokumentieren. Die Disposition sieht den Standort des Lkw dank des Echtzeit-Datenaustauschs, kann Kunden informieren und gegebenenfalls ein Ersatzfahrzeug losschicken. Besonders in einer aufregenden Situation wie dieser ist es eine Erleichterung, dank automatischer Übersetzungsfunktion in der Muttersprache kommunizieren zu können.
Lost in translation? Nicht mit mehrsprachigen Fahrer-Apps!
Nicht nur das Fehlerpotential sinkt drastisch, wenn Disposition, Kunden und Fahrer jeweils in ihrer Muttersprache kommunizieren. Die Logistik-App wird so außerdem zu einem wertvollen Tool im Kampf gegen den Fahrermangel. Gibt es eine performante Übersetzungsfunktion, werden Arbeitsschritte und Dokumente in jeder beliebigen Sprache ausgegeben. So ist auch Aushilfspersonal im Nu einsatzbereit. Dank der detaillierten und individuellen Workflows, die sie in der Muttersprache und – bei Bedarf – mit extra Hinweistexten versehen durch jeden Arbeitsschritt leiten, liefern sie dieselbe Qualität ab (pun intended) wie langjährige Mitarbeiter.
Dabei können alle Personen, die am Transport beteiligt sind, in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren. Dokumente, Arbeitsschritte und auch spontane Chatnachrichten werden automatisch übersetzt. Der Fahrer sieht beispielsweise auf Türkisch die Informationen für den später erzeugten Lieferschein, in dem festgehalten wird, dass eine Palette einen Nässeschaden hatte und wieder zurückgenommen werden muss, der Rest aber unbeschadet abgeliefert wurde. Dieses Formular kann er dem Mitarbeiter an der Rampe zur Unterschrift vorlegen, die Zusammenfassung auf dem MDE wiederum in Polnisch sieht. Sprachbarrieren werden so ganz leicht überwunden.
Minimaler Installationsaufwand, maximale Flexibilität
Damit eine Workflow-App im Kampf gegen den Fahrermangel eine Unterstützung sein kann, reicht es jedoch nicht aus, dass sie mehrsprachig ist und Aufträge, Dokumente etc. automatisch übersetzt. Wie performant und beliebt so ein Tool ist, zeigt sich schon bei der Installation. Muss ein Subunternehmer oder Aushilfsfahrer erst mehrere Links anwählen, Codes eingeben und vom IT-Team der Spedition freigeschaltet werden, oder reicht ein einziger Klick? Im besten Fall bekommen Fahrer ganz einfach einen Link auf ihr persönliches Endgerät – egal, ob Apple- oder Android-System – geschickt, in dem der Auftrag bereits enthalten ist. Ein Klick reicht, um die Anwendung automatisch aus dem App- bzw. Playstore zu downloaden. Sie öffnet sich anschließend und enthält direkt alle relevanten Informationen zur Tagestour inkl. sämtlicher Workflow-Schritte.
Beim Aufbau des Systems steht maximale Flexibilität im Vordergrund. In enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen werden die Logistik-Apps vom IT-Dienstleister mit Leben gefüllt. Welche Elemente soll eine Checkliste enthalten, wie läuft ein optimaler Transportprozess ab? Hat ein einzelner Kunde bestimmte Anforderungen, die unbedingt berücksichtigt werden müssen? Welche Workflows werden Stammfahrern angezeigt, welche zusätzlichen Checklisten und Hinweise gibt es für Aushilfen? Die Abläufe können bis ins kleinste Detail angepasst werden – auf Wunsch auch vom Unternehmen selbst, wenn das Grundgerüst einmal steht.
Darf’s noch etwas mehr sein? Anschlussfähigkeit einer Workflow-App
Bei der Auswahl der passenden Fahrer-App lohnt es sich, auf die Anschlussfähigkeit des Systems zu achten. Von großem Vorteil ist es, wenn die Anwendung nicht isoliert arbeitet, sondern in eine Logistikplattform eingebettet ist. Durch die Integration weiterer Module kann die Lösung unkompliziert über den eigentlichen Transportprozess hinaus erweitert werden. So werden über die Fahrer-App generierte Lieferbelege und Toureninfos beispielsweise im Dokumentenmanagement oder in einem Palettenkonto direkt weiterverwendet.
Auf einen Blick: die Vorteile einer mehrsprachigen mobilen Fahrer-App
- Überwindet Sprachbarrieren: Checklisten, Dokumente und weitere Anweisungen zur Tour werden automatisch in alle Sprachen übersetzt. Verständigungsprobleme gehören so der Vergangenheit an.
- Schnell einsatzbereit: Gute Fahrer-Apps funktionieren auf Endgeräten mit verschiedenen Betriebssystemen – egal, ob das Gerät Android oder Apple nutzt. Ein Klick genügt, und schon ist die App inkl. aktueller Tour installiert und der Fahrer einsatzbereit.
- Automatisiert: Logistik-Apps digitalisieren mobile Prozesse nicht nur, sie übernehmen einige Aufgaben ganz selbstständig. Die Automatisierung von Arbeitsschritten, wie dem Senden von Lieferavisen, entlastet Fahrer und Disposition gleichermaßen.
- Individuell: Workflows können sehr feingliedrig gestaltet werden. So deckt die App sämtliche Anforderungen ab, die verschiedene Kunden an den Transport stellen.
Fazit
Schneller, flexibler und effizienter unterwegs: Sprachtalent „Fahrer-App“ entlastet alle Beteiligten
Eine Terminsendung kommt nicht rechtzeitig an, weil der Fahrer die falsche Anfahrtsroute genommen hat? Der Lieferbeleg stimmt nicht, weil es Probleme mit den Fachbegriffen gab? Dank der Übersetzungsfunktion moderner Fahrer-Apps gehört all das der Vergangenheit an. „Antworten statt Fragezeichen“ lautet das Motto, denn sie sorgen für Transparenz und Effizienz bei der Steuerung von Prozessen. Jeder Arbeitsschritt ist klar kommuniziert, und zwar in allen Sprachen. Fahrer, Disposition und Kunden kennen stets den aktuellen Status der Sendung und sparen sich aufwendige Nachfragen.
Werden mobile Prozesse digitalisiert und über Workflows gesteuert, senkt das also Stress, Hektik und Fehlerpotential. Dank solcher Logistik-Apps sind alle Beteiligten glücklich, ganz egal, ob sie sich am Ende mit „Bis morgen!“, „See you tomorrow!“, „Yarına kadar!“ oder „Do widzenia!“ verabschieden.
