Smarte Avisierung: dank Prognosen das perfekte Zeitfenster finden

Stefan Seufert, CTO/Vorstand EIKONA AG
Ein Lagerarbeiter schlägt Waren zum perfekten Zeitpunkt um.

Damit auf der Halle nicht das große Chaos ausbricht und die Lagerfläche nicht unnötig lange beansprucht wird, müssen Sendungen möglichst schnell disponiert und umgeschlagen werden. Unbedingt erforderlich ist hierfür eine effiziente Avisierung. Das ist jedoch häufig nicht ganz einfach: Mal liegen keine aktuellen Kontaktdaten vor, mal geht ein Anruf direkt auf die Mailbox, sodass der Empfänger von der Avisierung nichts mitbekommt. Intelligente Avisierungslösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie nicht nur verlässliche Zeitfenster ermitteln und anbieten, sondern außerdem mit kaskadierten, also wiederholten Avisierungsversuchen arbeiten. Wie genau das funktioniert, lesen Sie hier.


EIKONA Logistics Cloud

Software für die Empfängeravisierung

Mit EIKONA Avisierung kündigen Sie die Zustellung oder Abholung einer Sendung an - wie von selbst per E-Mail, SMS oder automatischem Sprachanruf.

Wiederholungsavis: Kaskadierte Avisierung steigert Zustellerfolg

Bei der klassischen Avisierung erfolgt ein Versuch, den Empfänger zu erreichen und über die bald eintreffende Sendung zu informieren. Ist der Empfänger nicht erreichbar, begibt sich mancher Lkw-Fahrer „auf gut Glück“ auf die Reise – und muss die Sendung im Worst Case wieder mitnehmen.

„Dranbleiben“ lautet jedoch das Motto, das bei Avisierungen zum Erfolg führt. Die kaskadierte Avisierung versendet daher Wiederholungsavise. Bleibt nach der ersten Avisierung die Rückmeldung des Empfängers aus, avisiert das System automatisch noch zwei weitere Male per SMS oder Mail, je nachdem, welche Option gewünscht wird. Die Reihenfolge der Kaskadierung ist hierbei individuell, jedes Unternehmen kann die Events separat festlegen. So kann beispielsweise nach 24 beziehungsweise 48 Stunden jeweils ein weiterer Avisierungsversuch erfolgen. Erst wenn nach der dritten Avisierung keine Rückmeldung vorliegt, wird ein Negativ-Status generiert. Das steigert erheblich die Chance, den Empfänger zu erreichen und wirkt sich letztlich positiv auf die Zustellerfolgsquote aus.


IT-gestützte Prognosen: So lernt die Avisierungssoftware dazu

Der Kunde ist per E-Mail nicht zu erreichen, dafür funktioniert die Kommunikation über SMS perfekt? Kein Problem! Diese Information ist wichtig, damit Avisierungen erfolgreicher werden und ihren Zweck erfüllen. Eine smarte Avisierungslösung speichert diese Information also ab und avisiert künftig nur noch über Kanäle, die funktionieren. Doch nicht in nur in Bezug auf Kommunikationswege kann man als Avisierungstool viel dazu lernen: Insbesondere im B2B-Bereich gibt es häufig Bedingungen, die eine Anlieferung erschweren. Ist in der Fußgängerzone, in der das Ladenlokal liegt, die Anlieferung von Waren beispielsweise nur montags, mittwochs und freitags zwischen 8:00 und 11:00 Uhr möglich, sollte diese Info unbedingt auch in puncto Avisierungen berücksichtigt werden. Solche Informationen können zum einen direkt im System hinterlegt werden. Die Software lernt zum anderen ständig dazu, indem Zustellerfolge reportet und daraus Regeln für die Avisierung abgeleitet werden. Dank IT-gestützter Prognosen stecken Sie so kein Geld mehr in Avisierungen, die nicht funktionieren, oder – noch schlimmer bzw. teurer – schicken den Fahrer irgendwohin, wo er die Lieferung nicht zustellen kann.


Zuverlässige Avisierungen: Zeitfenster vereinbaren, die funktionieren

Mit einer smarten Avisierungslösung sorgen Sie dafür, dass nur noch solche Zeitfenster angeboten werden, die auch wirklich funktionieren. Möglich wird das, wie oben beschrieben, mit einer Software, die dazulernt. Sind theoretisch mehrere Zeitfenster möglich, kategorisiert die Avisierungssoftware diese mit farbigen Fähnchen. So wird auf einen Blick deutlich, welches Zeitfenster am besten funktioniert und welches die zweite Wahl wäre. Die Erfolgsquote der Zustellungen verbessert sich somit enorm. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert außerdem die Kundenzufriedenheit.


Maximale Flexibilität: Machen Sie das Avisierungstool zu Ihrem System

Ein gutes Avisierungstool ist in jeder Hinsicht flexibel konfigurierbar. Bedient ein Unternehmen Kunden sowohl aus dem B2B- als auch dem B2C-Bereich, sind die Anforderungen in Bezug auf Avisierungen hier oft unterschiedlich. Es ist also wichtig, dass sich für B2B- und B2C-Lieferavise unterschiedliche Regeln konfigurieren lassen. So kann beispielsweise je nach Kunde zwischen fixen Terminbuchungsoptionen oder vorgegebenen Terminen unterschieden werden – je nach Bedarf.

Auch Zusatzoptionen können über das Avisierungstool direkt mitangeboten werden. Soll der Empfänger beispielsweise bei der Terminbuchung die Option haben, ein Fahreravis oder eine Abstellgenehmigung dazuzubuchen, dann kann das im System hinterlegt werden. So profitieren alle Seiten von einem einzigen System, das sämtliche Avisierungsoptionen abbildet.


Die passende Sprache sprechen: Avisierungstexte frei konfigurieren

Um sicher zu gehen, dass die Avisierung Erfolg hat, sollten im Vorhinein sämtliche Hürden genommen werden. Selbst wenn das Zeitfenster von der Software perfekt prognostiziert wurde, kann immer noch ein sprachliches Problem entstehen. Eine smarte Avisierungslösung kann daher mehrsprachige Nachrichten und Buchungsdialoge versenden und anzeigen. Die Konfiguration der Sprache erfolgt dabei auf PLZ- oder Landesebene. Auch die Texte, die per E-Mail oder SMS versendet oder bei einem Anruf gesprochen werden, lassen sich per Templates frei konfigurieren. So werden immer genau die Informationen weitergegeben, die für eine gelungene Avisierung notwendig sind – und zwar in der passenden Sprache. Der Sprachcomputer kann mobile oder Festnetznummern avisieren – je nachdem, welche Methode im jeweiligen Fall gebraucht wird. Um die eigenen Mitarbeiter zu entlasten, gibt es außerdem die Möglichkeit, die Anrufoption über ein Call Center abwickeln zu lassen. Die Avisierungssoftware lässt sich bequem damit verbinden. So entsteht neben Mail, SMS oder Sprachanruf (mobil oder über Festnetznummern) eine vierte Avisierungsmöglichkeit.


Checkliste: Darauf sollte man bei der Auswahl der Avisierungssoftware unbedingt achten.

  • Wenn Zustellerfolge reportet werden, lassen sich dadurch Regeln für die Avisierung ableiten. So werden nur Zeitfenster für die Zustellung angeboten, die verlässlich funktionieren.
  • Sind verschiedene Zielsprachen für die Dialoge möglich, werden Sprachbarrieren geschickt umgangen.
  • Kann der Sprachcomputer zur Avisierung sowohl eine mobile Nummer als auch eine Festnetznummer kontaktieren, steigert das die Wahrscheinlichkeit, den Empfänger zu erreichen.
  • Individualisierte Status sollten möglich sein, damit man Einstellungen nicht nur auf Betriebsebene, sondern auch innerhalb eines Kontakts vornehmen kann.
  • Um unterschiedlichen Kundenanforderungen gerecht werden zu können, sollte das System für B2B und B2C nach separaten Regeln konfigurierbar sein.
  • Auch Zusatzoptionen sollten über das Avisierungstool angeboten werden können. Wünscht der Empfänger beispielsweise ein Fahreravis oder möchte eine Abstellgenehmigung erteilen, dann kann das ebenfalls über das Avisierungstool geregelt werden.
Fazit

Von „gut“ zu „optimal“: Smarte Avisierungssysteme machen den Unterschied

Dass Avisierungen wichtig sind, damit Sendungen schnell umgeschlagen und zum Empfänger transportiert werden können, ist in der Logistik kein Geheimnis. Ein smartes Avisierungstool kann jedoch viel dazu beitragen, dass der Service von „gut“ zu „optimal“ aufgewertet wird. Um sicherzustellen, dass die Avisierung ihren Zweck erfüllt, ist es nicht nur wichtig, sie in der passenden Sprache zu formulieren, sondern eben auch, den bevorzugten Kommunikationskanal zu wählen. Kommt die Botschaft dann trotzdem beim ersten Versuch nicht durch, avisiert die Software dank der Wiederholungsfunktion noch zwei weitere Male – vollkommen automatisch.

Wie weithin bekannt ist, „Timing is everything“. Das gilt auch bei der Zustellung von Waren: Die Avisierungssoftware reportet daher Zustellerfolge, um daraus Regeln für passende Zeitfenster abzuleiten. Diese werden im System durch farbige Fähnchen markiert. So werden von vornerein nur solche Zeitfenster angeboten, bei denen die Zustellung vermutlich gelingt. Ein für B2B und B2C flexibel konfigurierbares System bietet maximale Flexibilität und sorgt dafür, dass mit einem Tool sämtliche Punkte, die Avisierungen betreffen, abgedeckt werden können. Das spart Zeit und Kosten und steigert die Zustellquote. Win-win für alle Beteiligten!


Stefan Seufert
Stefan Seufert
CTO / Vorstand

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.


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