Effizient digitalisieren mit papierlosem Arbeiten

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Wer kennt sie nicht: die vielen Papierausdrucke, Listen und Anrufe? Derzeit sind sie noch in vielen Unternehmen gang und gäbe – denn die Digitalisierung kommt zwar schrittweise voran, den Gesamtprozess hat sie aber bisher kaum erreicht.

Digitalisierung: Papierloses Arbeiten ermöglicht Automatisierung

Wer daran arbeitet, sämtliche Informationen zum laufenden Prozess in einer einheitlichen Datenquelle zu führen, profitiert von:

  • besserer Planbarkeit
  • Transparenz über sämtliche Daten und Prozessschritte
  • jederzeit aktuellen Informationen für alle Beteiligten
  • durchgängig digitalen Workflows


Dienstleister, die sich durchgängig digital aufstellen, legen den Grundstein für eine möglichst umfangreiche Prozessautomatisierung, die Störungen wie Warten und Suchen weitestgehend vermeidet. Der Schlüssel dazu liegt im papierlosen Arbeiten – denn Papierlisten und ihre manuelle Übergabe sind die Bremsklötze in jedem Logistikprozess.

Datenintegration

Papierloses Arbeiten ohne Medienbrüche

Voraussetzung für einen digitalen Gesamtprozess, ist die Integration sämtlicher Datenquellen in einer gemeinsamen Basis als Single-Point-of-Truth. Darin müssen alle Daten jederzeit aktuell und korrekt geführt werden. Dafür stehen Programmierschnittstellen und Event-Sourcing-Plattformen bereit, die dezentrale IT-Systeme mit dem Transportmanagementsystem (TMS) verknüpfen. Damit das praktisch funktionieren kann, müssen Kunden und Partner ihren Teil dazu beitragen und sämtliche Auftragsdaten elektronisch bereitstellen. Das geht entweder per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder – wenn nur sporadisch ein geringes Sendungsvolumen transportiert wird – alternativ über ein Kundenportal mit der Möglichkeit zur Auftragserfassung. Wenn die Daten bereitstehen, gewinnt die Spedition ein zusätzliches Steuerungsinstrument: Sie kann Kennzahlen definieren und nach dem Leitstandprinzip elektronisch überwachen. Kommt es zu Auffälligkeiten durch Störungen, können die Verantwortlichen frühzeitig eingreifen.


Gesamtprozess

Die Kette geschlossen halten

Jeder Transportprozess beginnt mit dem Angebot. Deshalb erfüllt bereits der Vertrieb die erste wichtige Aufgabe für einen digitalen Gesamtprozess: die fehlerfreie Erfassung der Stammdaten. Darüber hinaus sollten Verkäufer und Key Account Manager sämtliche Tarife und Konditionen sorgfältig digital ablegen. Denn zusammen mit Ist-Daten aus dem Transportprozess kann die digitale Abrechnung generiert werden. Wenn hier Informationslücken entstehen, sind später manuelle Eingriffe erforderlich und die Rechnungsstellung kann nicht mehr automatisch erfolgen. Maße, Gewichte, Laufzeiten, Wartezeiten und Zusatzleistungen sollten also jederzeit im Transportprozess aktualisiert werden. Dabei bietet es sich an, das Customer Relationship Management (CRM) zum führenden System für Stammdaten zu machen. Darin lassen sich zusätzliche wertvolle Informationen führen, wie etwa Kundenumsätze oder das Mengenaufkommen pro Relation. Deren Entwicklung dient als Frühwarninstrument in der Kundenbeziehung. Sie zeigen, wenn das Auftragsvolumen mit Kunden schrumpft, und bieten so die Möglichkeit, darüber ins Gespräch zu kommen. Wenn im CRM alle Fäden zusammenlaufen, lassen sich auch Serviceanfragen von Kunden schnell und effizient beantworten, weil kein zusätzlicher Rechercheaufwand entsteht.


Transport und Umschlag

Fehler und Suchen vermeiden

Neben der Administration profitieren Transport und Umschlag entscheidend von papierlosen Prozessen. Denn insbesondere hier gilt, dass aktuelle Daten besonders wichtig sind. Papierlisten können nur Momentaufnahmen abbilden und sind im ungünstigsten Fall schon überholt, während sie noch ausgedruckt werden. Insbesondere im Umschlag zählen Zeit und Eindeutigkeit. Beispielsweise wenn die Entscheidung ansteht, ob ein Nahverkehrsfahrzeug das Eintreffen einer Terminsendung noch abwarten kann oder eine Sonderfahrt organisiert werden muss. Auf Hallenmonitoren mit Echtzeitdaten sehen Umschlagpersonal und Fahrer jederzeit den aktuellen Status sämtlicher Sendungen: ob sie teilweise oder komplett entladen sind oder sich erst im Zulauf befinden. Wenn beim Verladescan zudem die einzelnen Packstücke gegen die Zustelltour geprüft werden, fallen Fehlverladungen auf, bevor der Nahverkehrs-Lkw den Speditionshof verlassen kann. Im weiteren Verlauf erhebt der Fahrer zudem wichtige Abrechnungsinformationen, wenn er die Wartezeiten an den Abladestellen erfasst.


Administration und Abrechnung

Planung und Ertrag verbessern

Mit aktuellen Fahrzeugdaten kann die Disposition ihre Tourenplanung nachdrücklich verbessern. Beispielsweise kann sie über voraussichtliche Ankunftszeiten und die aktuelle Position erkennen, welcher Fahrer in seiner Schicht eine weitere Tour schaffen kann – ohne den Fahrer im Fahrzeug anzurufen. Genauso wichtig ist die lückenlose Dokumentation der aktuellen Prozessdaten zum Beispiel zum Lademitteltausch, zu Ablieferhindernissen oder bei eventuellen Schäden. Sie verbessern nicht nur das Leistungscontrolling, sondern sorgen insbesondere in der Abrechnung dafür, dass keine tatsächliche Leistung vergessen wird – damit der Ertrag stimmt. Das ist insbesondere für Speditionen wichtig, die mit mehreren Netzwerken sowie eigenen Drittpartnern zusammenarbeiten. Bei ihnen muss jederzeit klar sein, welche Abrechnungsbedingungen für eine Sendung gelten und welches vom Netzwerk vorgeschriebene Vorgehen anzuwenden ist. Dabei helfen Fahrer-Apps mit digitalisierten Workflows und Anleitungen. Sie sorgen dafür, dass die Zustellqualität im Sinne der vereinbarten Prozesse konstant hoch bleibt.


Fazit

Die nächste Stufe erreichen

Wer mit durchgängig digitalen Prozessen für rechtzeitige, vollständige und korrekte Daten sorgt, verbessert sich als Unternehmen enorm. Bei diesen Dienstleistern entfallen viele Fehlerquellen, die durch Medienbrüche, mehrfache und teils unterschiedliche Datenerfassung sowie fehlende Informationen entstehen. Auch Wartezeiten und die Suche nach Packstücken gehören dann weitestgehend der Vergangenheit an. Nicht zuletzt lassen sich zahlreiche Vorgänge automatisieren, die zuvor die volle Aufmerksamkeit der Mitarbeiter verlangten. Als zusätzliches Plus erkennen diese Speditionen deutlich früher, wie sich ihre Geschäfte entwickeln und können sich durch digitale Auswertungen früher auf die Zukunft vorbereiten. Papier war gestern – Automatisierung und digitale Prozesse verbessern die Gegenwart.

Wie digital sind Ihre Prozesse?


Stefan Seufert

CTO/Vorstand

Stefan Seufert

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.

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