Notfallmanagement in der IT: zuverlässige Logistik im Krisenfall

Mathias Hesse
Ein Mann schaut konzentriert auf einen Bildschirm während einem IT-Notfall.

The show must go on! Ist etwas schiefgelaufen, möchte man manchmal einfach den Kopf in den Sand stecken und abwarten. Dabei lautet die beste Devise: Weitermachen! Je nachdem, was vorgefallen ist, ist das allerdings gar nicht so leicht. Sind in der Lagerhalle beispielsweise alle Systeme lahmgelegt, weil es einen Cyberangriff gab, dann bricht schnell das Chaos aus: Ohne den Zugriff auf das TMS ist nicht klar, woher Paletten kommen, wo sie hinmüssen oder in welchem Regal sie aktuell zwischenlagern. Ein IT-Notfallmanagement (oder auch Business Continuity Management) schafft hier Abhilfe und sorgt für genau diesen Worst Case vor.


Was ist Business Continuity? Definition und Überblick

Der Begriff Business Continuity Management (BCM) ist im Kontext der IT im Prinzip selbsterklärend: Es geht darum, den Betrieb auch im Krisenfall aufrechtzuerhalten. Egal, wie lange ein Unternehmen schon Bestand hat – unvorhergesehene Ereignisse können die Geschäftsprozesse empfindlich stören. Damit bei einem Stromausfall oder einem Cyberangriff die Schäden möglichst gering sind und die Arbeit im Optimalfall fortgesetzt werden kann, ist betriebliches Kontinuitätsmanagement ein Muss.

Hierfür ist es zum einen wichtig, geeignete Präventivmaßnahmen zu treffen, die die Ausfallsicherheit der Geschäftsprozesse erhöhen. Das betrifft beispielsweise die Cybersecurity. Hauptsächlich geht es jedoch darum, in einer Krise schnell und zielgerichtet reagieren zu können. In der Logistik kann das zum Beispiel konkret bedeuten, ein Back-up-Transportmanagementsystem (TMS) sowie eine Notfall-App zu implementieren. So können Produktion und Hallenprozesse auch im Krisenfall aufrechterhalten werden. Nach der Definition des Begriffs Business Continuity Management werden wir uns im Folgenden ansehen, wie IT-Notfallmanagement funktioniert.


Wie funktioniert IT-Notfallmanagement?

Im betrieblichen Kontinuitätsmanagement (BCM) für die IT geht es darum, Ersatzsysteme zu entwickeln, die im Krisenfall zum Einsatz kommen. Fällt in einer Spedition das TMS aus, dann wird die Halle schnell mit Ware überflutet und versinkt im Chaos. Gleichzeitig bricht die Kommunikation mit Partnern ab, was die Lage noch weiter verschlimmert. Ein IT-Notfallmanagement muss in der Logistik also dafür sorgen, dass kritische Funktionen wie Tourenerstellung, Disposition, Hallenorganisation und Scanvorgänge weiterlaufen – inklusive Datenübermittlung an die Partner.

Betriebliches Kontinuitätsmanagement besteht daher aus zwei Teilen: Auf der einen Seite gibt es die Notfallprogramme, genauer gesagt das Back-up-TMS sowie eine Notfallapp. Ebenso wichtig ist jedoch der Notfallplan, der genau festlegt, welche Schritte im Fall der Fälle ergriffen werden müssen.


Übung macht den Meister: Notfallprozesse müssen geprobt werden

Der beste Plan bringt nichts, wenn ihn niemand kennt oder weiß, welche Schritte einzuleiten sind. Wenn das Team nur irritiert: „Was ist Business Continuity Management?“ fragt, dann wird das Konzept auch nicht funktionieren. Die Devise lautet daher: Nach der Konzeption ist vor der Übung! Sobald das IT-Notfallmanagement im Unternehmen implementiert ist, sollte für den Ernstfall geprobt werden. Wenn es (im übertragenen Sinne oder tatsächlich) brenzlig wird, sollten die Mitarbeitenden schließlich ohne Zögern handeln können.


Unabhängigkeit als Schlüssel zum Erfolg: Business Continuity-Software aus der Cloud

Damit die Back-up-Software im Notfall nicht von der unterbrochenen IT-Infrastruktur betroffen ist, muss sie unabhängig sein. Sie kommt daher aus der Cloud und läuft im normalen Betrieb als Nebensystem mit. So wird sie kontinuierlich mit Daten gefüllt und ist jederzeit einsatzbereit – im Notfall kann sie also das Hauptsystem nahtlos ersetzen.

Wichtig ist außerdem, alternative Datenübertragungsmethoden zu finden. Ist das normale WLAN auf der Halle ausgefallen, müssen Transportdaten schließlich auf einem anderen Weg an die Partner übermittelt werden. Mobile Netzwerke und autarke Geräte (Notfall-Laptops, Handys etc.) stellen sicher, dass der Logistikbetrieb auch ohne WLAN weitergehen kann.


Von der Analyse bis zum Notfalleinsatz: So implementieren wir Ihren Business Continuity Plan

  1. Der erste Schritt zu einem Notfallplan: die Analyse der systemkritischen Prozesse. Steht einmal fest, auf welche Systeme und Prozesse es wirklich ankommt, wird ein maßgeschneidertes Konzept entwickelt. Das beinhaltet sowohl ein Back-up-TMS als auch eine Notfall-App.
  2. Steht das Konzept, geht es ans Training: Wissen die Mitarbeitenden genau über den Einsatz des Notfall-TMS Bescheid, kann der Systemübergang für Kunden und Partner problemlos über die Bühne gehen. Die Systeme müssen hierfür regelmäßig geupdatet werden, damit die Notfall-Infrastruktur immer auf dem neuesten Stand ist.
  3. Ein einfacher Knopfdruck – so wenig braucht es im Ernstfall, um das Notfall-Konzept zu aktivieren. Das Backup-System, das bislang nebenher mitgelaufen ist, wird so nahtlos vom Neben- zum Hauptsystem. Stets aktuelle Datenkopien und klar definierte Prozesse sind hierfür ein Muss.
  4. IT-Notfallmanagement am Steuerpult: Die Business Continuity-Software übernimmt die Kontrolle über die zuvor festgelegten kritischen Funktionen. Produktion, Hallenscannung, Abfertigung, Disposition, Statusübermittlung an Partner etc. werden so aufrechterhalten
Fazit

IT-Notfallmanagement: So ist die Logistik immer sicher aufgestellt

Betriebliches Kontinuitätsmanagement ist ein Muss, damit im Unternehmen im Krisenfall nicht sofort alles zusammenbricht. Ob Cyberangriff oder anderweitig verursachter Systemausfall: Präventivmaßnahmen wie Back-up-Systeme und Notfallpläne gewährleisten, dass Unternehmen handlungsfähig bleiben und Schäden minimiert werden. Regelmäßiges Training und der Einsatz cloudbasierter Lösungen sind dabei besonders wichtig. So können betroffene Prozesse schnell wieder anlaufen, und Unternehmen sind möglichst gut auf unerwartete Vorfälle vorbereitet.

Spätestens im Hinblick auf Richtlinien wie NIS-2 ist es sogar mitunter rechtlich betrachtet notwendig, sich Gedanken um ein IT-Notfallmanagement zu machen. IT-Dienstleister unterstützen bei der Erstellung eines Konzepts und der Implementierung der notwendigen Prozesse. Wichtig ist, dass der IT-Dienstleister dabei ISO 27031-konform arbeitet. Bei der ISO 27031 handelt es sich um einen Standard für die Notfallwiederherstellung im IT-Bereich. Seine Einhaltung stellt sicher, dass Organisationen und Unternehmen ein Business Continuity-Konzept haben, mit dem sie jeder Situation gewachsen sind.


Mathias Hesse
Mathias Hesse
Consultant / Logistics expert

Mathias Hesse ist als Consultant & Logistics Experte seit 2022 bei der EIKONA Logistics und seit 1994 in diversen Positionen in der Logistik mit dem Schwerpunkt Stückgut tätig. Er freut sich darauf gemeinsam mit den Kunden Lösungen für ihre kniffeligen Probleme zu finden.


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