Palettenkonto trifft KI: Lademittel schnell und leicht verwalten

01. September 2025

Manuelle Palettenverwaltung ist ein Zeitfresser und fehleranfällig – vor allem, wenn sie noch über ein Tool wie Excel abgewickelt wird. Bei den hohen Zahlen an Palettenscheinen kann man sich da (im wahrsten Sinne des Wortes) leicht verzetteln. Eine gute Palettenkonto-Software erleichtert die Arbeit maßgeblich – und noch deutlich stärker, wenn sie KI-gestützt arbeitet und händisches Abtippen von Daten der Vergangenheit angehört.

Denn Paletten, Gitterboxen und Container sind unverzichtbar für den Transport und auch unter finanziellen Gesichtspunkten eine wertvolle Ressource. Bei der Abfertigung eines Lkw muss daher genau erfasst werden, wie viele Paletten entladen und ob im Gegenzug neue Paletten aufgeladen werden. Wie das ganz einfach geht, lesen Sie hier.

Digitale Palettenbuchhaltung ist gut, KI-gestützte ist besser!

Wie viele digitale Logistikanwendungen funktioniert auch ein gutes Palettenkonto webbasiert (und nicht oldschool über Excel), sodass sich alle Nutzer mit ihren Zugangsdaten direkt über den normalen Browser einloggen können. Die Software sollte so viele Funktionen wie nötig, aber auch so wenige wie möglich bieten. Kurz: Ein Palettenmanagement-Tool braucht nicht viele Features, sondern die richtigen. Am wichtigsten sind die Möglichkeit der Stammdatenverwaltung und natürlich der Star der Show, das Pallet Pooling.

Im Grunde enthält jeder Palettenschein dieselben Infos:

Name der Spedition oder des Kunden • Kennzeichen des anliefernden Lkw
Referenznummer
Zielstandort
Zahl der verladenen Paletten
Zahl der abgeladenen Paletten
Datum
Unterschrift des Unternehmens
Unterschrift des Fahrers

Das macht sich die KI zunutze. Sie liest die Informationen auf dem Schein aus und verwandelt sie in strukturierte Daten, sodass sie für Folgeprozesse wie die Berechnung des aktuellen Lademittelstands zur Verfügung stehen. So muss niemand mehr das Kennzeichen des anliefernden Lkw, die Spedition, die Zahl entladener Paletten etc. händisch in eine Palettenkonto-App oder eine (webbasierte) Software eintragen; die KI erledigt die Arbeit ganz automatisch.

Wie kommen die Infos vom Palettenschein in das Pallet Pooling-Tool?

Vom flatternden Zettel an der Palette bis zum strukturierten Datensatz, der direkt im Palettenkonto verbucht ist, vergehen nur wenige Sekunden. Das geht folgendermaßen:

Palettenschein abfotografieren und das Foto im KI-Palettenmanagement hochladen.
Die KI liest die Informationen aus dem Bild automatisch aus und verwandelt sie in strukturierte Daten.
Wenn gerade einen Moment Zeit ist: Transaktion öffnen, Originaldatei mit den ausgelesenen Informationen abgleichen.
Über das Dropdown-Menü oder auch händisch können im Ausnahmefall falsch ausgelesene Werte korrigiert werden.
„Buchen und weiter“ – die Transkation wird als „abgeschlossen“ eingestuft.
Sobald die KI für das eigene Unternehmen fertig trainiert ist, kann der Kontrollvorgang entfallen.

Wie viele Ladeträger sind aktuell im Umlauf? Wie hoch ist der Palettenbestand? Diese Fragen lassen sich mit den Infos aus dem Pallet Pooling schnell beantworten.

So lange dauert die Implementierung eines KI-gestützten Palettenkontos

Ein gutes KI-gestütztes Palettentool kann innerhalb weniger Tage im Unternehmen implementiert werden, da die eingesetzte KI im besten Fall speziell für logistische Prozesse trainiert wurde. Es lohnt sich deshalb, auf einen Anbieter zu setzen, der über umfängliche Logistikerfahrung verfügt, die in den Aufbau der Künstlichen Intelligenz mit eingeflossen ist.

Hinzu kommt dann nur noch das unternehmensspezifische Training, basierend auf den individuellen Prozessen des jeweiligen Betriebs. Müssen beispielsweise mehr als 100 ganz verschiedene Palettenscheine von einer Vielzahl an Lieferanten und Spediteuren zuverlässig ausgelesen werden, dauert das Training etwas länger, als wenn die KI nur 20 unterschiedliche Dokumente auslesen muss.

Datenschutz muss dabei selbstverständlich großgeschrieben werden: Sensible Geschäftsdaten sollten keinesfalls zum Training weiterer Software genutzt werden. So lernt die KI nur innerhalb des geschützten Szenarios im jeweiligen Unternehmen dazu und kennt Stammdaten sowie verwendete Dokumententypen nach kurzer Zeit aus dem Effeff.

Wie individuell wird das KI-Palettenkonto auf die Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten?

Um das Tool noch stärker auf die Prozesse im Unternehmen anzupassen, können bestimmte Logiken hinterlegt werden. So kann eine Vollgutsendung beispielsweise keinesfalls aus mehr als 36 Paletten bestehen. Steht stattdessen fälschlicherweise eine 86 auf dem Palettenschein, zeigt eine Fehlermeldung sofort an, dass bei der betreffenden Buchung etwas nicht stimmt.

Ihr Unternehmen hat für einen bestimmten Bereich einen geschlossenen Lademittelpool? Für ein gutes Palettentool ist das kein Problem; es können einfach verschiedene (geschlossene) Buchungskreise angelegt werden. Auch Tauschpartner und weitere Stammdaten werden schon bei der Einrichtung eingepflegt. Das beschleunigt später den Prozess und senkt die Fehleranfälligkeit, da die KI beim Auslesen der Palettenscheine nur noch aus X verschiedenen Namen den passenden auswählen muss, anstatt jeden Buchstaben korrekt zu entziffern.

Der große Vorteil: Das Tool kommt gewissermaßen „schlüsselfertig“, also vom IT-Dienstleister perfekt auf die individuellen Anforderungen trainiert, beim Nutzer an und kann direkt genutzt werden. Um die Magie im Hintergrund muss man sich also keine Gedanken machen.

Schlechte Handschrift? Kein Problem!

Ob Sauklaue oder Schönschrift: Die KI erkennt problemlos auch handschriftliche Ergänzungen. Schließlich sind Korrekturen beim Entladen oft nötig: Ist eine Palette beim Transport kaputt gegangen, stimmt die geplante Anzahl nicht mehr. Schnell durchgestrichen und die richtige Zahl drübergeschrieben, schon passt wieder alles. Eine reguläre OCR-Software könnte den Palettenschein so nicht mehr auslesen, die KI hingegen schon.

Wer nun denkt: „Aber was, wenn die KI eine Zahl falsch ausgelesen hat und wir 28 statt 29 entladener Paletten notiert haben?“ Keine Sorge: die KI liest zwar zuverlässiger als ein Menschenauge (und vertippt sich zudem nie), natürlich durchlaufen die Transkationen im Palettenkonto dennoch einen Screening-Prozess. Filterfunktionen wie „zur Prüfung“ zeigen mit einem Klick an, welche Scheine gegengecheckt werden sollten, ehe sie final verbucht werden.

Fazit

Abfotografieren, hochladen, fertig: So einfach ging Palettenmanagement noch nie

Den ganzen Tag händisch Daten vom Schein ins Palettenkonto übertragen – das ist wirklich keine abwechslungsreiche Aufgabe. Der manuelle Prozess ist nicht nur eintönig für die Mitarbeitenden, sondern auch fehleranfällig, schließlich kann man sich schnell vertippen. Wie führe ich also ein Palettenkonto, das schnell und zuverlässig funktioniert?

KI in der Logistik wird an vielen Stellen bereits sinnvoll eingesetzt und ist auch beim Lademittelmanagement eine große Stütze. Einmal trainiert, liest sie sämtliche abfotografierten Scheine automatisch und in Sekundenschnelle aus. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil sämtliche Lademittel korrekt erfasst werden. Das Online-Palettenkonto ist so immer up to date, und Lademittelmanagement ist keine Fleißaufgabe mehr.

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