Kapazitäten in Speditionen mit IT-gestützten Prognosen planen

Stefan Seufert, CTO/Vorstand EIKONA AG

Mit dem Unvorhersehbaren rechnen: Die vergangenen Monate haben gezeigt, dass sich Logistiker in Deutschland nicht mehr auf alte Erfahrungen verlassen können und in vielen Bereichen Vorbereitungen für unterschiedliche Szenarien treffen müssen. Blockierte Verkehrswege, unterbrochene Lieferketten und Nachholeffekte: Transportmengen schwanken stärker denn je. Wer in Speditionen die Kapazitäten plant, benötigt plausible Prognosen und flexible Ressourcen als Eckpfeiler resilienter Lieferketten.

Kleine und große Ursachen haben drastische Auswirkungen für die gesamte Wirtschaft. Seit rund zwei Jahren verlaufen Transporte in den globalen Netzwerken aufgrund diverser folgenreicher Störungen immer häufiger anders als erwartet. Von der Chipkrise über die Blockade des Suezkanals bis hin zum Lkw-Fahrermangel. In der Produktionslogistik von Unternehmen genauso wie bei den Dienstleistern verstärken sich damit der Bedarf nach mehr Flexibilität. Für eine sichere Projektplanung entsteht die Notwendigkeit, die Prozesse zu stabilisieren, um schwankende Transportmengen jederzeit erfolgreich zu bewältigen. Nur wer weiß, welche Kapazitäten seine Projekte erfordern, kann die Resilienz von Wertschöpfungsketten gegen äußere Einflüsse erhöhen. Dabei finden Logistiker und Spediteure im Einsatz geeigneter IT-Systeme sinnvolle Lösungsansätze.


Kapazitäten planen: Transportmengen zuverlässig vorhersehen

Wer über flexible Ressourcen – also einen dynamischen Mitarbeiter- und Fahrzeugpool – verfügt, kann seine Planung schnell auf steigende Mengen einstellen. Das bezeichnet der Begriff Skalierbarkeit. Besonders hoch liegen die Chancen darauf, wenn die Dienstleister aussagekräftige Prognosen zur Entwicklung ihrer Transportaufträge anstellen können. Voraussetzung ist, dass sie ihre Produktionsdaten genau erfassen und mit Analysesoftware präzise auswerten. Damit schaffen sie im Laufe der Zeit eine geeignete Datenbasis für die Ressourcenplanung, um Vorhersagen treffen zu können:

  • zur Auslastung ihrer festen Linien
  • zum gesamten Sendungsaufkommen
  • über den Fahrzeugbedarf im Nahverkehr
  • über den Personalbedarf im Sendungsumschlag
  • zur erforderlichen Qualifikation ihrer Lkw-Fahrer

Diese Informationen gewinnen die Dienstleister durch Aggregation ihrer Produktivdaten mit Business-Intelligence-Software (BI). Sie erlaubt neben exakten Berechnungen auch die Visualisierung der ermittelten Zusammenhänge. Darüber hinaus verfügt die Anwendung über ein Funktionsbündel zur historischen Auswertung und perspektivischen Projektion. Mit geeigneter Parametrierung erlaubt die Lösung Simulationsrechnungen mit Künstlicher Intelligenz (KI), die das Ressourcenmanagement und Entscheidungen über die eingeplanten Kapazitäten faktenbasiert unterstützen. Um Prognosefehler zu vermeiden, sollten Unternehmen dabei mit einer längeren Trainingsphase der Software als Grundlage für aussagekräftige Ergebnisse rechnen.


Daten frühzeitig übertragen, Kapazitäten anpassen

Für die Aufgaben der aktuellen Transportproduktion profitiert eine Spedition zudem davon, wenn sie die Auftragsdaten ihrer Kunden möglichst frühzeitig erhält. Dafür kann sie einerseits möglichst viele Kunden und Partner direkt in ihren elektronischen Datenaustausch einbinden. Besonders wertvoll wird diese Integration insbesondere, wenn eine Softwarelösung die Datenformate und Inhalte automatisch auf die verarbeitenden Systeme und deren jeweils eingesetzte Logiken anpasst. Wenn diese Möglichkeit der Kommunikation in Echtzeit nicht zur Verfügung steht, erlauben Anwendungen für das Auftragsmanagement eine manuelle oder dateibasierte Erfassung. Auch diese Aufträge erhält die Spedition somit Stunden oder sogar Tage früher elektronisch, kann in der Kapazitätsplanung bereits mit ihnen arbeiten und so in der Vorbereitung des Sendungsumschlags Engpässe erkennen.


Kapazitäten passend zu Transportmengen planen

Der zentrale Ort für ein sicheres Handling eines großen Transportaufkommens ist die Umschlaganlage der Spedition. Dort verfügt das Projektmanagement der Logistikdienstleister über die Option, Ressourcen zu skalieren und die Prozesse tagesaktuell anzupassen – beispielsweise abgestimmt auf eine höhere Auslastung einzelner Relationen. Für diese Kapazitätsplanung sind zum einen Prognosen aus der Business-Intelligence-Lösung wertvoll. Andererseits geben besonders die frühzeitig bereitgestellten Ist-Daten die Möglichkeit, rechtzeitig Umstellungen vorzunehmen. Etwa um Eingangs- und Ausgangstore dichter zusammenzulegen und so die Umschlagwege zu verkürzen. Dabei ist es notwendig, dass Sendungen, deren Zustellung avisiert werden muss, direkt am Eingangstag disponiert und umgeschlagen werden können. Das gelingt durch eine softwaregestützte automatische Avisierung, die für Festnetztelefonate zusätzlich einen Sprachcomputer verwendet.


Kapazitäten durch Koordination mit Partnern besser planen

Um die Produktionsgeschwindigkeit zu verbessern und darüber die Umschlagkapazitäten stabil zu halten, müssen Spedition idealerweise sämtliche Sendungen ohne Verzögerung produzieren. Das gelingt besonders gut, wenn sie in der Zusammenarbeit mit Partnern ein IT-gestütztes Task Management verwenden. Über diese Softwarelösung zur Aufgabensteuerung automatisieren die Dienstleister auch solche Arbeitsschritte ihrer Teams, die nicht in den Prozessstandards beschrieben sind – wie zum Beispiel in der Schadensregulierung. Die Anwendungen erlauben es außerdem, einzelne Vorgänge auftrags- oder sendungsbezogen zu dokumentieren, so dass keine Lücken im Prozess entstehen. Das verbessert neben der Kapazitätsplanung auch die Prozessqualität und ermöglicht es, mehr Sendungen in kürzerer Zeit fehlerfrei zu bearbeiten.

Fazit

Kapazitäten IT-gestützt souverän planen

Speditionen, die durch umfassende Datenanalyse und -verarbeitung ihr Tagesgeschäft vorbereiten, profitieren von sicheren Prozessen. Sie verfügen über stabile, robuste Abläufe, planen ihre Kapazitäten frühzeitig und sind so dazu in der Lage, ihre Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen. Mit dieser Datenverarbeitung verbessern sie die Skalierbarkeit ihrer Prozesse. So haben sie die Möglichkeit, planvoll und geordnet mit höheren Transportmengen umzugehen. Neben rechtzeitiger Ressourcenbeschaffung erzielen sie insbesondere durch die präzise Steuerung ihrer Abläufe signifikante Vorteile: Sie vermeiden Fehler und Ineffizienzen. Besonders gut gelingt das durch entscheidungsunterstützende Prognosen.


Björn Holeschak
Björn Holeschak
Teamlead Datenschutz

Mit seiner tiefgehenden Datenschutzexpertise stellt er sich jeden Tag aufs Neue den Herausforderungen des Datenschutzes. Er kennt die Gefahren und Stolpersteine ganz genau und berät seine Kunden praxisnah.


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