Gütertransporte erfolgen von der Quelle bis zur Senke, heißt es in der Theorie. In der Praxis verändern sich parallel zum Warenfluss dabei auch die Daten, von der Auftragserfassung bis zum Zustellbeleg (POD).
Genauso wie der Güterstrom ununterbrochen bleibt, sollte auch der Datenfluss konsistent verlaufen und den Transportprozess als Ganzes begleiten. Davon profitiert das Digitale Auftragsmanagement und letztlich auch die Effizienz der administrativen Prozesse. Eine sinnvolle digitale Prozesskette enthält dabei folgende Elemente:
Jedes dieser Elemente verfügt bereits für sich betrachtet über Potenziale. Diese entfalten sich aber erst wirklich in der Kombination zu einem digitalen Gesamtprozess mit Datenweitergabe über alle Schnittstellen hinweg und geschlossener digitaler Kette ohne Medienbrüche.
Ein Spott aus der Anfangszeit moderner Verwaltung schimpfte: „Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Formulare!“ Was er beklagt, bildet den Schlüssel zur Effizienz in der Logistik: die konsequente Erfassung und Weitergabe sämtlicher Prozessdaten bis zum erfolgreichen Abschluss. Gesamtprozessdenken bedeutet, die Logistikkette nicht nur in einzelnen Schritten zu erfassen. Für einen guten Start sind deshalb bereits digitale Auftragsdaten erforderlich. Zum einen können sie direkt aus dem ERP-System (Enterprise Ressource Planning) übernommen werden. Fehlt hierzu die passende Schnittstelle, hilft andererseits auch eine Webanwendung, über die Speditionskunden Adressdaten, Artikelinformationen und Sendungsdaten wie Maße, Gewichte sowie die Anzahl der Packstücke erfassen. Mit diesen Werten organisiert die Spedition den Transport: Abholung, Umschlag, Hauptlauf, erneuten Umschlag sowie die Zustellung im Stückgut und bei Teilladungen. Komplettladungen fahren direkt von Haus zu Haus.
Hat die Bearbeitung eines Auftrags begonnen, wechseln die Packstücke an sämtlichen Prozessschnittstellen ihren Status. Erfasst werden diese Fortschritte durch Einscannen des Packstücklabels. Ein Track&Trace-System macht sie für alle Beteiligten transparent. Kommt es zu Störungen in der vordefinierten Prozesskette, informiert ein SCEM die Disposition unmittelbar über die Abweichung. So kann die Spedition entweder Schritte einleiten, um den Auftrag doch noch rechtzeitig ins Ziel zu bringen, oder auf anderen Wegen eine alternative Versorgung des Empfängers organisieren. Hier gilt: Lücken in der digitalen Prozesskette nehmen dem Disponenten die Chance, Hindernisse zu überwinden.
Erst wenn die Zustellung erfolgt und der POD samt Begleitpapieren elektronisch archiviert ist, endet die digitale Prozesskette. Wichtig ist, dass sie jederzeit allen Beteiligten die Informationen zur Verfügung stellt, die für sie relevant sind. Dafür gibt es rechtebasierte Nutzungskonzepte, die legitime Geschäftsgeheimnisse wirksam schützen, während operative Daten den Prozess am Laufen halten. Das ist auch im Hinblick auf die Abrechnung wichtig. Denn erst mit dem Zahlungseingang endet ein konkreter Auftrag. Viele Auftraggeber nutzen deshalb bei der Rechnungsprüfung gerne die Daten des digitalen Archivs, um über Offerte, Transportverlauf und Ablieferbeleg zu prüfen, ob die erbrachte Leistung korrekt abgerechnet wurde. Wenn dann einzelne Daten nicht digital vorliegen, verzögert sich der Prozess, die administrativen Kosten steigen und eine Zahlungsfreigabe erfolgt später. Das schränkt darüber hinaus auch die Liquidität des Logistikdienstleisters ein und verteuert den Gesamtprozess erneut. Somit bildet ein umfassendes digitales Auftragsmanagement nicht nur die Grundlage für effiziente Prozesse – es ist auch ein wichtiger Schlüssel zu höheren Deckungsbeiträgen.
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