Auftragserfassung: Speditionsaufträge digital erstellen

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Für eine Auftragserfassung ohne direkte Schnittstelle können Speditionskunden eine Online-Software nutzen. Diese überträgt die Daten digital an ihren Spediteur und hilft dabei, die Abholung der Güter vorzubereiten: Sie erstellt Packstücknummern und druckt die Versandlabel aus. So kann der Nahverkehr die Sendungen direkt mitnehmen.

Über den Datenimport aus einer Tabelle oder die Eingabe per Hand, registriert eine webbasierte Auftragserfassung alle wichtigen Informationen und stellt sie für die weitere Koordination bereit. So miteinander vernetzt, können Versender und Spediteur den Transport optimal vorbereiten. Durch die Weborder-Anwendung profitieren Logistiker von:

  • einer einfachen strukturierten Datenerfassung
  • einer Stammdatenbank mit den Adressen regelmäßiger Empfänger
  • der automatisierten Erzeugung von Packstücknummern
  • dem Anschluss an eine Gefahrgutdatenbank
  • dem Ausdruck von Transportlabeln.

Sowohl für den Kunden als auch für seine Spedition vereinfacht die Implementierung einer digitalen Auftragserfassung die Organisation, beschleunigt Prozesse und spart durch den reibungslosen Informationsfluss eine Menge Zeit.

Planung

Auftragserfassung zur Versandvorbereitung

Wer digitale Speditionsaufträge mit einer Software online überträgt, kann seinen Versand optimal vorbereiten: Transportlabels und Transportlisten drucken, Packstücke auszeichnen sowie Transportpapiere erstellen. Zudem stellt eine solche App sicher, dass ein Auftraggeber keine Leistungen gleichzeitig bucht, die sich gegenseitig ausschließen. Die Online-Lösung ist über eine Standardschnittstelle mit dem Transportmanagementsystem (TMS) des Logistikdienstleisters verbunden. Alle Unternehmen entlang der Supply Chain können diesen Service unkompliziert über den Webbrowser nutzen. Dabei unterscheidet sich der Ablauf der Auftragserfassung je nach Vorgehen. Unternehmen, die den Transport einer größeren Sendungsanzahl beauftragen, nutzen gerne die Funktion zum Datenimport. So können sie beispielsweise über eine CSV-Datei aus ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) die Auftragsdaten direkt übernehmen. Sie nutzen quasi eine Formularschnittstelle. Wer dagegen in seiner Logistik nur wenige Packstücke am Tag abfertigt, führt die Eingabe in der Regel manuell durch.


Bearbeitung

Auftragsdaten online erstellen

Mit einer Weborder-App erfassen die Mitarbeiter kleiner Unternehmen Aufträge über Eingabemasken schnell und unkompliziert. In dem Programm selbst legt der Dienstleister Nutzerkonten an, für die er über ein Rechtemanagement unterschiedliche Funktionen für unterschiedliche Ansprechpartner freischalten kann. Die Lösung enthält vordefinierte Auftragstypen mit Feldern für sämtliche erforderlichen Angaben wie Größe und Gewichte der Waren. Der Spediteur kann darin auch Pflichtfelder für die Auftragserfassung definieren wie beispielsweise die Zolltarifnummer für internationale Gütertransporte. Auch die Auftragskategorie eines Versand- oder Beschaffungsauftrags lässt sich so erfassen. Darüber hinaus kann der Kunde optional Mehrwertservices und zusätzliche Produkte beauftragen. Für eine schnelle Datenerfassung enthält die Anwendung eine Kundenverwaltung mit Kundenstammdaten, die sich nach Eingabe weniger Buchstaben automatisch vervollständigen. Außerdem ist eine Gefahrgutdatenbank angeschlossen, die wichtige Gefahrgutinformationen selbständig in die Aufträge übernimmt und auf Beförderungsausschlüsse hinweist.

 


Verwaltung

Von der Auftragserfassung zur Auftragsüberwachung

Wenn die Daten eingegeben sind, kann ein Speditionskunde Aufträge in der Software speichern, über einen Versandkostenrechner Preise anfragen und die Transporte beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt freigeben. Zudem ist es in Abhängigkeit von den Benutzerrechten möglich, eine Recherche im System durchzuführen. Wenn die Anwendung zur Archivierung der Aufträge mit einem Dokumentenmanagement verbunden ist, lassen sich auch Begleitpapiere, Tarifinformationen, Ablieferbelege (POD) sowie die Abrechnung einsehen. Darüber hinaus können die Anwender mit den Auftragsnummern direkt in der Sendungsverfolgung arbeiten und so ihre Aufträge überwachen. Die Vorteile der digitalen Auftragserfassung liegen also in:

  • einem digitalen Informationsfluss
  • der einfachen Datenbereitstellung für alle Anwender
  • der transparenten Information durch vernetzte Daten
  • einer schnellen Auftragsbearbeitung

Fazit

Digitale Auftragsdaten für mehr Effizienz

Kunden und Speditionsunternehmen profitieren gleichermaßen von einer Software für die Auftragserfassung. Denn über eine Online-App stehen den Mitarbeitern der Spedition die Auftragsdaten frühzeitig zur Verfügung. Der Versender kann vor der Abholung Label erstellen und die Packstücke auszeichnen. So verlaufen Abholung und Sendungsbearbeitung in der Logistik deutlich effizienter.


Bastian Spaeth

CEO/Vorstand

Bastian Späth

Als Diplom-Informatiker kennt sich Bastian Späth mit der Entwicklung von IT-Lösungen fachlich von der Pieke auf aus. Anforderungen erfassen, Ideen finden, Konzepte entwickeln, Projekte aufsetzen und sicher ins Ziel steuern – seit mehr als 15 Jahren täglich gelebte Praxis für den Unterfranken.

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