Dokumentenmanagement überträgt Papierdokumente in digitale Form

Ein Dokumentenmanagement ist die Verwaltung elektronischer Dokumente in einer Datenbank. Im deutschen Sprachgebrauch umfasst das auch Papierdokumente und Schriftstücke, die nachträglich digitalisiert wurden. Die Organisation des Dokumentenmanagements übernehmen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Viele Unternehmen in der Logistik legen Dokumente unternehmensübergreifend ab, die mit den Prozessen entlang der Supply Chain verbunden sind. Hierzu gehören zum Beispiel Lieferscheine, Ablieferungsnachweise oder Rechnungen. Eine Software für das Dokumentenmanagement hat zum einen die Archivierung der Dokumente zum Ziel. Zum anderen ermöglichen sie den unternehmensweiten Zugriff auf die elektronischen Dateien. Die DMS dienen also der Verteilung von Dokumenten. In der Software können hinterlegte Dokumente aber auch bearbeitet und weiterentwickelt werden. Papierbasierte Dokumente werden dabei mittels Scanner digitalisiert. Die digitalen Dokumente werden katalogisiert, indiziert, verschlagwortet und kategorisiert. Die Verschlagwortung durch Meta Tags hilft, ein digitales Archiv zu erstellen, in das die originär elektronisch vorliegenden Dateien ebenso wie gescannte Dokumente integriert werden können.

Welche Gründe sprechen für die Nutzung eines Dokumentenmanagements in der Logistik?

Ein Dokumentenmanagement ermöglicht die umfassende Dokumentenverwaltung und die papierlose Bearbeitung von Schriftstücken vom ersten Entwurf bis hin zur Fertigstellung. Andere am Prozess Beteiligte können über das Dokumentenmanagement Inhalte überprüfen und genehmigen. In der Logistik gilt das zum Beispiel für Angebote, Ablieferbelege (POD) und Abrechnungen. Zudem können Bearbeiter die Dokumente zur Weiterverarbeitung weiterleiten. Letztlich bieten DMS einen platzsparenden, digitalen Ort für Ablage und Archivierung. Digitale Dokumente setzen dabei einen für alle Bearbeiter einheitlichen Standard. Sie sind einfach zu duplizieren und ermöglichen vielfältigen und steuerbaren Zugriff. Zudem ist der Aufruf weltweit und zeitunabhängig möglich - ein Effekt der insbesondere für international agierende Logistiknetzwerke nützlich ist. Suchfunktionen vereinfachen den Wissenstransfer und die Recherche. Darüber hinaus können die Dokumente mit Aufgaben verknüpft und in Workflows integriert werden.

Zurück zum Wiki

Sie vermissen einen Begriff in unserem Wiki? Fragen Sie jetzt die Erstellung eines neuen Wiki-Beitrages an!

Die abgesendeten Daten werden nur zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Bitte rechnen Sie 2 plus 3.

Holen Sie das Beste aus Ihrer Logistik!

Jetzt Termin vereinbaren