Digitale Archivierung sichert Daten

Die Archivierung von Daten ist für Geschäfts- und Kundenbeziehungen in der Logistik elementar wichtig. Die Dokumentation wichtiger Papiere wie Frachtbriefe, Lieferscheine und Zustellbelege (POD) ist entscheidend für einen schnellen Verlauf und Abschluss der Aufträge. Digitale Archivierung steht für die Speicherung von Daten und Dokumenten auf einem computerbasierten Datenträger, in einem Archivsystem. Es kann sich um primär digitale Dokumente handeln, aber auch solche umfassen, die auf Papier basieren und nachträglich digitalisiert wurden.

Warum ist eine digitale Archivierung von Dokumenten empfehlenswert?

Genauso wie Behörden und Verbände speichern Logistikunternehmen und Netzwerke ihr Wissen und ihre Kenntnisse zunehmend nicht mehr in physischer Form in Aktenschränken, Bücherregalen oder Magazinen. Digitale Archivierung auf verschiedenen Speichersystemen ermöglicht eine enorme Zeit- und Platzersparnis bei der Dokumentenverarbeitung, der Lagerung und dem Wiederauffinden von Dateien. Papierberge und ihre zeitaufwändige Bearbeitung und ihr Schutz vor Alterung sind obsolet. Digitale Archivierung sichert somit langfristig Wissen und erleichtert den Arbeitsalltag. Zudem ist diese Form der Archivierung technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch technischen Standards genügen. Falls erforderlich, können die Dokumente durch Konvertierung auch über elektronischen Datenaustausch (EDI) einfach bereitgestellt werden.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Es sind jedoch in bestimmten Fällen rechtliche Anforderungen an die Archivierung von Daten zu beachten. Dann etwa, wenn Daten für eine bestimmte gesetzliche Frist revisionssicher aufbewahrt werden müssen, weil sie zum Beispiel mit Aufbewahrungsfristen verknüpft sind. Dabei sind Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu erfüllen. Die Archivierungssoftware muss diese Revisionssicherheit garantieren. Das digitale Abbild des Dokuments darf nicht verloren gehen können, sich verändern lassen und muss in der Ursprungsform wiederherstellbar sein. Folgende rechtlichen Anforderungen müssen dabei erfüllt sein:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit
  • Verfügbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Unveränderlichkeit
  • Zugriffsschutz

Welche Belege müssen archiviert werden?

Es gibt eine ganze Reihe von Dokumenten und Daten, die Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen archivieren müssen:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 163 des Zollkodex
  • Personalunterlagen

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