Sendungsverfolgung: Service-Software für Speditionen

Stefan Seufert

Mit der Sendungsverfolgung wollen drei Parteien in der Logistik den Status und Fortschritt ihrer Transporte nachvollziehen: Verlader, Spediteure und Empfänger. Sie tun das, weil ihre nächsten Schritte und Aufgaben davon abhängen. Um sie angemessen zu informieren, zeigt ihnen ein aktuelles Track and Trace jede Statusveränderung in Echtzeit an.


Mit einem Track and Trace wollen Verlader und Empfänger nachvollziehen, ob Transporte wie geplant verlaufen. Denn bei Verträgen mit Lieferung frei Haus ist ihr gemeinsames Geschäft erst mit der Zustellung abgeschlossen. Die ausführende Spedition prüft währenddessen, ob ihre Prozesse fehlerfrei gelingen. An eine Software zur Sendungsverfolgung haben die beteiligten Parteien unter anderem folgende Erwartungen:

  • Erfassung des Sendungsstatus
  • transparente Darstellung in Echtzeit
  • Statusanzeige passend zur Anwenderrolle
  • Datenbereitstellung für Produktivsysteme

Je besser und schneller eine Software-Lösung für die Sendungsverfolgung diese Informationen liefert, desto genauer erfüllt sie ihre Aufgabe: Die Durchführung des Transports zu überwachen und die Planung von Anschlussprozessen zu ermöglichen.


Grundlage

Was bedeutet Sendungsverfolgung?

Seit rund drei Jahrzehnten werden Transporte von Netzwerken organisiert und mit IT-Systemen gesteuert. Seitdem gibt es bereits Lösungen zur Sendungsverfolgung oder dem sogenannten Track and Trace. Möglich geworden sind sie, indem an jeder physischen Schnittstelle des Transportprozesses der Durchlauf eines Packstücks erfasst wurde. Dieser Status wurde erfasst, in einem IT-System gespeichert und über einen Online-Zugang zur Recherche bereitgestellt – anfangs noch in eigenen privaten Netzen. Seitdem können die Transportbeteiligten nachvollziehen, wie weit der Prozess bereits fortgeschritten ist. Eine Funktion, die durch die komplexere Transportorganisation erforderlich wurde. Sendungsverfolgung bedeutet also, an definierten Punkten den Status einer Sendung zu dokumentieren und somit im Wortsinne verfolgen zu können.


Ausgestaltung

Bessere und schnellere Information

Mit den Fortschritten der Digitalisierung haben sich auch die Möglichkeiten bei der Sendungsverfolgung vergrößert. Über die Schnittstellen hinaus erfassen Speditionen inzwischen so viele Status, dass sich nur noch ein kleiner Teil davon zum Track and Trace für Kunden eignet. Deshalb ist es sinnvoll, wenn die Spedition in ihrer Software selbst festlegen kann, welche Prozessschritte sie in eine grafische Anzeige aufnehmen will. Darüber hinaus gehört es heute zum Standard, mindestens größeren Speditionskunden ein individuelles Portal zur Sendungsverfolgung in ihrem eigenen Corporate Design zur Verfügung zu stellen. Dabei kann der Logistikdienstleister in der Regel über ein umfassendes Rechtemanagement festlegen, wem welche Informationen und Ansichten zur Verfügung stehen. Zudem lassen sich auch der Versand kundenindividueller proaktiver Benachrichtigungen per E-Mail sowie die Abfrage des Status ausschließlich über Sendungsnummer und Empfängerpostleitzahl einstellen. Besonders ausgeklügelte Software kann die Statusinformationen auch über Direktlinks in die operativen Systeme der Speditionen und ihrer Kunden übertragen – also in das Transportmanagementsystem (TMS) oder das ERP (Enterprise Ressource Planning).


Kundenorientierung

Sendungsverfolgung erweitert den Kundenservice

Mit dem Boom des E-Commerce hat die Sendungsverfolgung bei den Paketdienstleistern wie DHL, DPD und Hermes ein neues Serviceniveau erreicht. Im Wettbewerb um Kunden haben sie Prognosen und eine visuelle Darstellung in das Track and Trace aufgenommen. Sie geben nun die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) des Pakets mit einem maximal zweistündigen Zeitfenster an und informieren den Empfänger über die vor ihm liegende Anzahl an Stopps. Zusätzlich zeigen sie die ungefähre Position des Zustellfahrzeugs sowie die Zieladresse in einer Karte an. Ein Servicelevel, das sich inzwischen auch bei Speditionen durchsetzt. Denn der Online-Handel bietet zunehmend immer größere Produkte an, die per Spedition zugestellt werden müssen. Dort profitieren Disponenten davon, ihre gesamten Touren in der Kartenansicht nachverfolgen zu können.

Fazit

Service für den Empfänger

Koordination und Service profitieren enorm von den Fortschritten bei der Sendungsverfolgung. Die Informationen verbessern nicht nur die Prozessqualität bei der Durchführung der Transporte. Sie ermöglichen es den Empfängern zudem, sich deutlich besser auf den Zeitpunkt der Zustellung einzustellen. Privatempfänger wissen genauer, wann sie empfangsbereit sein müssen, und Unternehmen können ihre Anschlussprozesse darauf abstimmen.


Stefan Seufert
Stefan Seufert
CTO / Vorstand

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.


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