Viel wertvolle Zeit geht in der Logistik dadurch verloren, dass unstrukturierte Daten händisch in Systeme eingepflegt werden, vor allem im Bereich der Komplett- und Teilladungen. Hier ein Lieferschein, da ein Notizzettel mit Infos zur telefonischen Beauftragung – das läppert sich. Das Problem: Dieser Prozess ist nicht nur zeit- und somit kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig, ganz zu schweigen davon, dass er bei den Mitarbeitenden für Frustration sorgt. Ist der finanzielle Aufwand, eine digitale Schnittstelle zu schaffen, jedoch zu hoch, bleibt keine andere Lösung – oder? Falsch gedacht! Ein KI-Drucker, der ganz einfach elektronischen Datenaustausch (EDI, englisch: electronic data interchange) ermöglicht, ist die perfekte Ergänzung für Order Management Systeme und schafft genau an diesem Punkt die dringend benötigte Abhilfe
Bei einer Order Management Software (OMS) ist der Name Programm: Es handelt sich um ein Tool zur Auftragsverwaltung. Grundidee ist dabei der Gedanke, einzelne Prozesse, die unmittelbar miteinander in Verbindung stehen, nicht isoliert zu betrachten, sondern sie in einen automatisierten Ablauf zu integrieren. Für Logistikunternehmen sind Order Management Systeme daher wichtig, um die Verwaltung von Kundenaufträgen zu zentralisieren und zu vereinfachen. So können mit einem Order Management sämtliche Aufgaben, von der Annahme des Auftrags bis zur Erfüllung, effizienter erfüllt werden. Das geht folgendermaßen:
Sind in der Anwendung Stammdaten und Vorlagen hinterlegt, können Kunden in Sekundenschnelle neue Aufträge erzeugen und an die Spedition übermitteln. Zudem unterstützt die Lösung auch bei der Abwicklung der Aufträge: So liest sie beispielsweise Daten aus Tabellen aus und überträgt sie ins System, erzeugt Labels für die Packstücke und ermöglicht insgesamt eine frühzeitige Ressourcenplanung. Das alles funktioniert über eine EDI-Anbindung: Hierfür werden meist Schnittstellen zwischen dem IT-System der Kunden und dem TMS (Transport Management System) der Spedition geschaffen. Die Zusammenarbeit zwischen Transportunternehmen und Kunden wird so deutlich leichter.
Wer nun denkt: „Was ist denn so schlimm daran, wenn wir ein paar Aufträge manuell erfassen? Das haben wir früher doch immer so gemacht?“, der hat vermutlich noch nie einen ganzen Tag damit verbracht, einzelne Infos rauszusuchen und mühsam in ein strukturiertes Format zu bringen.
Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bleiben auf der Strecke, wenn Mitarbeitendenressourcen Tag für Tag mit monotonen und fehleranfälligen Aufgaben wie der manuellen Datenübertragung gebunden sind. Während digitale Schnittstellen oder andere Lösungen Daten in Echtzeit übertragen, kommt es bei der analogen Datenerfassung natürlich zu Verzögerungen. Der Order Management Prozess wird also deutlich langwieriger und fehleranfälliger und verzögert auch alle anschließenden Schritte.
Logistikprozesse sind enorm komplex: Eine Vielzahl an Personen und Unternehmen ist daran beteiligt, die häufig unterschiedliche Systeme und Formate verwenden. Eine Menge Daten muss an alle Beteiligten weitergegeben werden, damit klar ist, welcher Schritt als nächstes ansteht. Digitale Schnittstellen können hier allgemein Abhilfe schaffen, doch sie sind häufig erst ab einem hohen Auftragsvolumen rentabel – ist das nicht gegeben, dient eben doch wieder die manuelle Datenerfassung als Brücke zwischen verschiedenen Systemen.
Aktuell verwenden viele Logistiker eine OCR-Software als Lösung für jene Kunden, mit denen keine EDI-Anbindung (also eine Schnittstelle) besteht, weil sie sich beispielsweise aufgrund des geringen Auftragsvolumens nicht rentieren würde. Was das genau bedeutet und warum dieser Prozess verbesserungswürdig ist, zeigen wir nun.
Das Grundprinzip von OCR-Software (Optical Character Recognition) ist, dass sie gedruckten oder handgeschriebenen Text in Bildern und Dokumenten erkennt und daraus extrahiert. Dadurch werden Scans oder andere digitale Dokumente durch Mustererkennung und Texterfassung in Text verwandelt, der von Maschinen gelesen werden kann. Das Problem: OCR-Tools haben häufig Schwierigkeiten mit komplexen Layouts, schwer lesbaren Handschriften oder schlechter Bildqualität. Außerdem muss jemand die Software erst mühselig anlernen und jedes Dokument maskieren, sodass die Informationen den richtigen Feldern zugeordnet werden.
Das Prinzip von Print2EDI geht deshalb über die reine Texterkennung weit hinaus und bietet die perfekte Lösung: Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz erkennt die Lösung nicht nur Textelemente, sondern ist dazu in der Lage, den Kontext und die Struktur von Dokumenten zu verstehen.
Der große Vorteil daran, wenn das normale Order Management System durch künstliche Intelligenz ergänzt wird: Niemand muss mehr manuell Daten erfassen, auch nicht für kleinere Auftragsvolumina – das kann alles automatisiert ablaufen. Hierfür wird ein virtueller Drucker installiert, der die Dokumente ausliest, Daten extrahiert, strukturiert und ins passende System sowie Format überträgt.
Der Hintergedanke bei dieser Lösung: Egal, welches System verwendet wird – sie alle haben eine „Drucken“-Funktion. Ist der KI-Drucker einmal installiert (was deutlich schneller als bei einem normalen Drucker geht) werden PDFs, eingescannte Belege, Notizzettel, kurz: alle beliebigen Dokumente „digital gedruckt“ und automatisch verarbeitet – in Echtzeit. Dasselbe passiert mit E-Mails, die an eine spezielle KI-Mailadresse weitergeleitet werden. Auch handschriftliche Notizen werden problemlos erkannt.
Die Lösung arbeitet kontextsensitiv und muss nicht extra trainiert werden. Es gibt dennoch einige fixe Regeln, die beachtet werden müssen? Kein Problem: Mit einfachen „Wenn-dann-Regeln“ können diese Systeme perfekt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden. Optimal ist es, wenn auch Kunden direkt an die Lösung angebunden werden und so die Daten direkt in das System übertragen. Das ist schnell gemacht: Im Gegensatz zur Implementierung digitaler Schnittstellen dauert es keine 30 Sekunden, den Print2EDI-Drucker zu installieren.
Die Vorteile eines KI-gestützten Order Managements auf einen Blick:
Logistik und EDI – das gehört unbedingt zusammen, und zwar auch, wenn sich die Implementierung einer digitalen Schnittstelle nicht lohnt. Elektronischer Datenaustausch kann schließlich auch über andere Wege erfolgen. Dank Print2EDI können jegliche Dokumente, deren Infos in strukturierte Daten verwandelt und ins System eingepflegt werden sollen, einfach an den KI-Drucker weitergeleitet werden.
Die Lösung ist minimalinvasiv, kostengünstig und berücksichtigt gleichzeitig schon bestehende Arbeitsweisen. So lässt sie sich beispielsweise problemlos als Ergänzung zum regulären Order Management nutzen. Mit Hilfe von KI und EDI können Speditionen also automatisch Daten aus PDF-Dateien auswerten und in ihre Systeme übertragen. Papierbelege und unstrukturierte Daten, die händisch in Systeme eingepflegt werden müssen, gehören so der Vergangenheit an.
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