Auftragsportal: so funktioniert Digitalisierung ohne TMS

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Wer Sonderfahrten anbietet oder Teil- und Komplettladungen transportiert, benötigt keine komplexe Disposition. Deshalb verfügen viele Unternehmen aus diesem Bereich nicht über ein Transportmanagementsystem. Mit fortschreitender Digitalisierung erwarten aber viele Verlader auch von ihnen eine digitale Auftragskommunikation und ein transparentes Statuswesen.

Auftragsportal: So funktioniert Digitalisierung ohne TMS

Ladungsverkehre und Sonderfahrten organisieren alte Hasen oft nur mit einem gut gefüllten Adressbuch sowie ein bis zwei Telefonaten. Ihre Kunden, insbesondere aus der Industrie, erwarten aber zunehmend digitale Prozesse in der Auftragssteuerung von ihnen. Denn sie sind in einen planerischen Gesamtkontext integriert. Ihnen können Dienstleister mit einfachen Mitteln eine digitale Lösung anbieten, wenn sie:

  • eine digitale Datenbasis schaffen.
  • ein Online-Portal als Benutzeroberfläche einrichten.
  • Schnittstellen für den Datenaustausch einrichten.
  • eine Statusabfolge definieren.

Mit einem einfachen Auftragsportal können sie so binnen eines Monats einen Prozess schaffen, der die digitalen Ansprüche ihrer industriellen Kundenklientel erfüllt. Dabei kommen sie ganz ohne Transportmanagementsystem und den damit verbundenen Einführungsaufwand aus.

Technik

Digitales Backend für das Auftragsportal

Wichtigste Grundlage für den elektronischen Datenaustausch ist eine einfache Datenbank, die das Unternehmen einrichten muss. Dorthin können Kunden ihre Aufträge digital senden und anschließend Statusinformationen zu den Fortschritten im Prozessverlauf erhalten. Dabei ist es wichtig, die Informationen ohne Medienbruch in die Datenbank zu übernehmen und so Fehlerrisiken auszuschließen. Darauf aufbauend definiert der Spediteur oder Transportunternehmer einen einfachen digitalen Workflow, der festlegt, wann welcher neue Status erreicht wird und wie dieser im System gesetzt werden kann. Aus dieser Basis besteht das Backend für ein Auftragsportal.


Organisation

Prozessverbesserungen erreichen

Wer seine Abläufe digitalisiert, sollte im selben Schritt auch darauf achten, dass sich daraus organisatorische Verbesserungen für ihn ergeben. So lässt sich beispielsweise über eine elektronische Auftragsakte in der Datenbank die Abrechnung ebenfalls deutlich vereinfachen. Denn dort sind dann neben dem Angebot auch sämtliche durchgeführten Arbeitsschritte sowie die erfolgreiche Zustellung dokumentiert. Die Rechnungsstellung kann damit früher erfolgen, zudem werden keine wichtigen Daten mehr aus anderen Systemen wie dem E-Mail-Client oder einer Excel-Tabelle mehr benötigt. Der Rechnungsversand kann zudem digital erfolgen.


Nutzen

Digitale Kommunikation verbessert die Planung

Wenn so ein digitales Auftragsportal erst einmal läuft, entsteht auch seine gewünschte Wirkung. Indem alle Auftragsdaten zentral an einem Single-Point-of-Truth zusammengeführt werden, sind sämtliche Prozessbeteiligte immer auf dem neuesten Stand. Per Programmierschnittstelle (API) können die Informationen sogar direkt in den operativen Systemen der Industriekunden angezeigt werden – wie zum Beispiel dem ERP (Enterprise Ressource Planning). Damit verbessert sich für die Kunden die Zuverlässigkeit ihrer Planung erheblich. Denn sie wissen nun bereits ohne telefonische Rückfragen über Planabweichungen Bescheid. Wer möchte, kann darüber hinaus auch noch mobile Apps in die Prozesskette einbinden und so beispielsweise die erwartete Ankunftszeit (ETA) zusätzlich erfahren.


Fazit

Auftragsportal als einfacher Digitalisierungsschritt

Ohne großen Aufwand schafft ein Auftragsportal für Ladungsspediteure und Transportunternehmer sowie deren Kunden also große Fortschritte:

  • Auftragserteilung und -bearbeitung werden digital, einfacher und schneller.
  • Die Statuskommunikation kann automatisch erfolgen
  • Viele E-Mails und Telefongespräche entfallen.
  • Die Zuverlässigkeit der Planung verbessert sich.
  • Die Abrechnung kann mit präzisen Informationen schneller erfolgen.
  • Digitaler Rechnungsversand wird möglich.

Kleine Ursache, große Wirkung. Wenn Dienstleister und ihre Kunden ihre Auftragskommunikation digitalisieren, profitieren beide Seiten.

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Stefan Seufert

CTO/Vorstand

Stefan Seufert

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.

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