Digitale Workflows beschleunigen die Schadensbearbeitung

von (Kommentare: 0)

Die Prozesse in der Logistik entlang der Wertschöpfungskette sind auf eine hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit ausgelegt. Insbesondere im Bereich der Distributionslogistik, wo Waren so schnell wie möglich aus der Produktion zum Empfänger gelangen sollen. Auch wenn sie – gemessen an der Menge der Güter – selten vorkommen, sind Schadensfälle dabei an der Tagesordnung. Zum effizienten Supply Chain Management gehört deshalb auch eine automatische Schadensbearbeitung.

Auch wenn die Schäden im Bereich der Transportlogistik statistisch deutlich unter einem Prozent liegen, lassen sich mit einer Optimierung der Schadensbearbeitung die Kosten senken. Denn die Ausgaben für Versicherungen gehören zu den höchsten Fremdkosten in der Logistikbranche. Digitale Lösungen für eine automatische Steuerung der Schadensmeldung für alle Schadensfälle senken dabei das Haftungsrisiko beträchtlich. Durch die Kontrolle aller Angaben sorgen sie nämlich sowohl für eine exakte Dokumentation der Schäden als auch für Vollständigkeit und effiziente Abläufe.

Was gehört zur Schadensbearbeitung?

Die Aufgaben der Schadensbearbeitung gliedern sich in einer Spedition in mehrere Teilbereiche. Denn zu Schäden an Produkten kann es sowohl während des Umschlags im Lager als auch im Verkehr kommen. Dabei ist der Begriff der Schadensbearbeitung per Definition mit folgenden Aufgaben verbunden:

  • Schadensaufnahme
  • Beschreibung
  • Dokumentation
  • Schadensmeldung
  • Schadensregulierung

Zu den Grundlagen einer effizienten Schadensbearbeitung gehört, den Schadenszeitpunkt möglichst genau zu ermitteln, um so den Verantwortlichen bestimmen zu können. Zunehmend zählt auch eine frühzeitige Information des Kunden zu den Zielen. Denn in vielen Branchen der Wirtschaft sind die Unternehmen auf eine exakte Planung angewiesen und können dadurch Folgeschäden vermeiden.


Schadensereignisse rekonstruieren

Die Schadensbearbeitung bewegt sich immer zwischen Haftung und Regulierung. Weil es trotz größter Sorgfalt in der Ausführung der Dienstleistungen aufgrund der Fülle an Warenbewegungen immer wieder zu Beschädigungen von Waren kommt, sind alle beteiligten Unternehmen gegen die größten Haftungsrisiken versichert. Deshalb ist es wichtig, möglichst genau erkennen zu können, wer die Verantwortung für den Bereich trägt, in dem ein Schaden entstanden ist. Passierte die Beschädigung beispielsweise auf den Transportwegen im Lager während des Umschlags? Oder wurde sie schon bei der Kommissionierung durch die in der Lagerlogistik eingesetzte Lagertechnik ausgelöst? Vielleicht ist sie aber auch erst während des Transports eingetreten, durch unzureichende Ladungssicherung oder eine zu schwache Verpackung? Vor einer Schadensregulierung prüfen die Versicherer der Beteiligten deshalb genau, wer sich bei Schadenseintritt in der Haftung befand.


Wie Software die Schadensbearbeitung unterstützt

Um sich gegen unberechtigte Regulierungsansprüche schützen zu können, verwenden viele Speditionen technische Lösungen, mit denen sie den Zustand der Güter bei Haftungsübergang dokumentieren. Dazu gehören zum Beispiel Kameras an Hallendecke und Toren. Mit diesen nehmen sie den Laderaum direkt nach der Öffnung von Auflieger oder Wechselbrücke auf. Zusätzlich erstellen sie direkt beim Eingangsscan eines jeden Packstücks weitere Aufnahmen, die zeigen, in welchem Zustand die Waren die Spedition erreicht hat. Wenn im weiteren Verlauf des Umschlags Beschädigungen an einzelnen Produkten auffallen, hat es sich inzwischen etabliert, auf den in der Hallenscannung eingesetzten Mobilgeräten eine Software mit vorgegebenem Workflow für die Schadensaufnahme einzusetzen, die zudem direkt Fotos der Beschädigung erfasst. Darüber ist sichergestellt, dass ein Schaden ab dem frühestmöglichen Zeitpunkt exakt dokumentiert wird und an den Auftraggeber gemeldet werden kann. In der Distributionslogistik sind dies in der Regel die Lieferanten. Bei Beschaffungslogistik hat dagegen der Empfänger selbst den Transport beauftragt. Der Auftraggeber entscheidet über die weitere Verwendung der Waren und muss den Schaden der Versicherung melden.


Vollständige Angaben rechtzeitig übermitteln

Für die Regulierung von Schäden ist neben umfassenden Angaben auch eine Wahrung von Fristen erforderlich, die bei der Schadensmeldung einzuhalten sind. Auch dabei unterstützt Software die verantwortlichen Mitarbeiter. Denn sie verfügen bereits durch die digitale Schadensaufnahme über entscheidende Zeitvorteile. Darüber hinaus sind ihre IT-Systeme idealerweise so verknüpft, dass sie alle Daten im Sinne einer zügigen Bearbeitung direkt mit den Kundenaufträgen in Bezug setzen. Das gilt sowohl für einzelne beschädigte Aufträge als auch und erst recht für den Unfall eines Lkw im Straßenverkehr. Solange es dabei lediglich zu Sachschäden gekommen ist, entscheiden hier schnelle Informationen darüber, ob die Spedition weitere Schäden durch die Verletzung von Lieferfristen vermeiden kann. Das gelingt oft nur, wenn die Schadensmeldung direkt vor Ort über eine mobile App oder eine Web-App erfolgt und anschließend sofort geprüft werden kann, ob auch Terminaufträge zur Tour gehörten. Eine weitere wichtige Funktion der Software ist es dabei, für Fahrer und Disponent die Ruhe zu bewahren und mit präzisen Handlungsanweisungen in einem digitalen Workflow dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden.


Fazit

Digitale Schadensbearbeitung senkt Kosten

Schäden sind in der Logistik unvermeidlich. Für Speditionen und Logistikdienstleister ist es dabei wichtig, nur in solchen Schadensfällen haften zu müssen, für die sie auch selbst die Verantwortung tragen. Denn die Anzahl der Regulierungen beeinflusst ihren Versicherungsbeitrag. Ohne IT-Lösungen ist der Nachweis dafür aber kaum zu erbringen, zum Beispiel bei unzureichenden Verpackungen. Ein digitales Schadensmanagement hilft dabei, die Haftungsfrage eindeutig zu klären.

Jetzt Kontakt aufnehmen.


Stefan Seufert

CTO/Vorstand

Stefan Seufert

Wie kein Zweiter fuchst sich der Software-Entwickler als Meister des Konzepts in die Anforderungen von Logistikdienstleistern. Informationen sicher und effizient auszutauschen und damit auch den physischen Logistik-Prozess zu beschleunigen, ist seine Leidenschaft.

Kategorien:

Zurück

Einen Kommentar schreiben

Bitte rechnen Sie 3 plus 1.